Als je overstapt naar Bas, heb je lopende zaken: openstaande offertes en geplande verhuizingen die nog niet zijn uitgevoerd. Die moeten allemaal in het nieuwe systeem. In dit artikel leer je hoe je dat doet.

Allereerste regel: zet ALLE klantberichtgevingen UIT voordat je ook maar een bestaand dossier invoert. Anders krijgen je klanten onverwachte berichten zoals "je verhuizing is gepland" voor dossiers die allang lopen.

Voordat je begint met data overzetten, ga je naar Instellingen > Werkwijze > Klantberichtgevingen en zet je alle berichten uit. Ja, allemaal. Ook de offerte- en factuurberichten.

Waarom? Als je een bestaand dossier invoert en per ongeluk een offerte verstuurt, krijgt de klant een offerte uit een nieuw systeem terwijl hij allang akkoord heeft gegeven. Dat zorgt voor verwarring.

Wanneer zet je de berichten weer aan? Pas nadat je klaar bent met het invoeren van alle bestaande data. Schakel dan eerst alleen offerte verstuurd en factuur verstuurd weer in.

Let op: Dit is de meest kritieke stap van de hele migratie. Vergeet je de berichten uit te zetten, en je voert 30 dossiers in, dan kunnen er 30 ongewenste e-mails naar klanten gaan.

Openstaande offertes zijn offertes die je al hebt verstuurd naar klanten, maar waar de klant nog niet op heeft gereageerd. Hoe je hiermee omgaat is afhankelijk van of je nog toegang hebt tot je oude systeem.

Situatie 1 - Toegang tot oude systeem weg (bijvoorbeeld licentie verlopen):

Als je geen toegang meer hebt tot je oude systeem, moet je alle openstaande offertes overzetten naar Bas:

Als de klant later akkoord geeft, verwerk je het akkoord in Bas en ga je verder met de normale flow.

Situatie 2 - Toegang tot oude systeem nog beschikbaar:

Als je nog toegang hebt tot je oude systeem, kun je ervoor kiezen om alleen offertes die doorgaan over te zetten. Openstaande offertes die niet doorgaan kun je in het oude systeem afhandelen. Zo voorkom je dubbel werk.

Let op: Verstuur de offerte niet opnieuw vanuit Bas. De klant heeft de offerte al gehad. Als ze opeens een nieuwe offerte krijgen vanuit een ander systeem, veroorzaakt dat verwarring.

Lopende dossiers zijn klussen die al verkocht zijn maar nog niet zijn uitgevoerd. Misschien heb je verhuizingen gepland staan voor de komende weken of maanden. Die moeten in Bas, zodat je ze kunt inplannen en factureren.

Bestaande klussen volgen een andere flow dan nieuwe klussen, omdat er al een akkoord is:

Tip: Omdat er geen offerte-flow is doorlopen, hebben de verhuizers geen inventarislijst. De oude offerte als bijlage toevoegen zorgt ervoor dat ze toch alle klusinformatie hebben.

Dit is een veelgemaakte fout bij het overzetten van dossiers. Omdat er geen offerte achter het dossier zit, werken percentage-gebaseerde factuurregels niet. Het systeem kan geen percentage berekenen van een offerte die niet bestaat.

Gebruik daarom altijd vaste bedragen bij migratiedossiers. Als de oorspronkelijke offerte EUR 2.500 was, vul je EUR 2.500 in als vast bedrag op de factuurregel.

Let op: Controleer na het invoeren van elk dossier of de factuurregels kloppen. Open het dossier, ga naar de factuur, en vergelijk de bedragen met je oude systeem. Een fout hier betekent een verkeerde factuur later.

De hoeveelheid werk hangt af van je bedrijfsgrootte:

Je doet per dossier ongeveer 5 minuten over. Plan voldoende tijd in: bij 30 dossiers ben je ongeveer 2,5 uur bezig.

Nadat je alle dossiers hebt ingevoerd, loop je ze een voor een door:

Tip: Maak een Excel-lijst met alle dossiers die je moet overzetten. Vink ze een voor een af naarmate je ze invoert en controleert. Zo vergeet je er geen.

Houd deze volgorde aan bij het migreren van je data:

Volgende artikel: Opslagklanten migreren