E-mails koppelen aan dossiers
Niet alle communicatie met klanten verloopt via Bas. Soms ontvang je een plattegrond per e-mail, een bevestiging van een parkeervergunning, of specifieke verzoeken van de klant. Met e-mail forwarding stuur je die e-mails door naar Bas, zodat je ze kunt koppelen aan het juiste dossier. Zo staat alle relevante communicatie op een plek.
Hoe werkt het?
Bas heeft een uniek e-mailadres dat hoort bij jouw account. E-mails die je naar dit adres forwardt, komen terecht bij Communicatie in Bas. Van daaruit koppel je ze handmatig aan het juiste dossier.
Stap | Wat gebeurt er |
Forward | Je stuurt een e-mail door naar het Bas e-mailadres |
Ontvangst | De e-mail verschijnt bij Communicatie in Bas |
Koppelen | Je koppelt de e-mail aan een dossier |
Opslaan | Bijlagen kun je kopieren naar de documenten van het dossier |
Stap 1 - Bas e-mailadres opzoeken
Je vindt het unieke e-mailadres in de instellingen van Bas.
Ga naar Instellingen > Werkwijze > Features
Scroll helemaal naar beneden
Je ziet een uniek e-mailadres (dit is specifiek voor jouw account)
Klik op Kopieren om het adres naar je klembord te kopieren
Verwacht resultaat: Je hebt het Bas e-mailadres gekopieerd.
Tip: Sla dit e-mailadres op als contact in je e-mailprogramma (bijv. met de naam "Bas e-mailadres"). Dan hoef je het niet elke keer op te zoeken.
Stap 2 - E-mail forwarden
Nu je het adres hebt, kun je relevante e-mails doorsturen.
Open de e-mail die je wilt koppelen in je e-mailprogramma (Outlook, Gmail, Thunderbird, etc.)
Klik op Doorsturen (Forward)
Plak het Bas e-mailadres in het Aan-veld
Klik op Verzenden
Verwacht resultaat: De e-mail (inclusief bijlagen) wordt doorgestuurd naar Bas.
Stap 3 - E-mail koppelen aan een dossier
De doorgestuurde e-mail verschijnt in Bas bij Communicatie. Van daaruit koppel je hem aan het juiste dossier.
Ga naar Communicatie in Bas
Je ziet de doorgestuurde e-mail in de lijst
Klik op de e-mail om hem te openen
Klik op Koppel aan klus
Voer het dossiernummer in of zoek op klantnaam
Selecteer het juiste dossier
Klik op Koppel
Verwacht resultaat: De e-mail is gekoppeld aan het dossier en zichtbaar bij de communicatie van die klus.
Stap 4 - Bijlagen opslaan als document
Als de e-mail bijlagen bevat (plattegrond, foto, PDF), kun je die direct opslaan bij de documenten van het dossier.
Open de gekoppelde e-mail in het dossier
Klik op Kopieer naar documenten
Het document wordt toegevoegd aan de documentenlijst van het dossier
Verwacht resultaat: De bijlage staat nu bij de documenten van het dossier.
Tip: Bij het kopieren naar documenten wordt gevraagd of je het document zichtbaar in de app wilt maken. Zet dit aan als je verhuizers het document moeten kunnen zien (bijv. een plattegrond of parkeervergunning). Laat het uit voor interne documenten.
Let op: De instelling "zichtbaar in de app" kan na het uploaden niet meer gewijzigd worden. Als je het wilt aanpassen, moet je het document verwijderen en opnieuw uploaden.
Welke e-mails wel en niet forwarden?
Niet elke e-mail hoeft in Bas te staan. Forward alleen communicatie die relevant is voor de uitvoering van de klus.
Wel forwarden | Niet forwarden |
Plattegronden en tekeningen | "Hoe laat komen jullie?" |
Parkeervergunningen | Algemene vragen over de verhuizing |
Specifieke klantverzoeken (bijv. extra inpakwerk) | Informele bevestigingen |
Afspraken over toegang of sleutels | Offerteaanvragen (die ga je via het verkoopproces) |
Documenten van opdrachtgevers (inpakinstructies, specials) | Interne e-mails |
Beperkingen
Er zijn een paar dingen die je moet weten over e-mail forwarding in Bas:
Beperking | Toelichting |
Handmatig koppelen | Je moet elke e-mail handmatig koppelen aan een dossier. Er is geen automatische koppeling op basis van referentienummer of klantnaam |
Alleen forwarden | Je kunt vanuit Bas geen e-mails terugsturen. Reguliere klantcommunicatie doe je vanuit je eigen e-mailprogramma |
Eenrichting | E-mails komen alleen binnen in Bas als je ze forwardt. Er is geen automatische synchronisatie met je inbox |
Let op: Automatisch koppelen op basis van een referentienummer in de e-mail is niet mogelijk. Dit wordt regelmatig gevraagd, maar is bewust niet ingebouwd. Je forwardt de e-mail en koppelt hem zelf aan het juiste dossier.
Tips
Sla het Bas e-mailadres op als contact. Dat scheelt zoekwerk. Geef het een duidelijke naam zoals "Bas - Dossier e-mail".
Forward alleen wat relevant is. Bas is geen archief van al je e-mails. Bewaar alleen communicatie die je collega's nodig hebben voor de uitvoering.
Gebruik "zichtbaar in app" bewust. Plattegronden en parkeervergunningen moeten je verhuizers kunnen zien. Interne e-mails niet.
Medewerkers in het veld kunnen ook documenten uploaden. Via de medewerker-app kunnen verhuizers zelf foto's en documenten toevoegen aan een dossier. Niet alles hoeft via e-mail forwarding.
Let op
Geen automatische koppeling. E-mails worden niet automatisch aan een dossier gekoppeld. Je moet ze altijd handmatig toewijzen via Communicatie.
"Zichtbaar in app" is definitief. Deze instelling kan na het uploaden niet meer worden aangepast. Controleer voor het opslaan of je de juiste keuze maakt.
Forwarden is geen vervanging voor berichtgevingen. Automatische berichten (offerte, factuur, bevestiging) gaan via de berichtgevingen in Bas. E-mail forwarding is bedoeld voor inkomende communicatie die je wilt bewaren bij een dossier.
Volgende stap: Features instellen - stel in hoe Bas omgaat met offertes, documenten en klantcommunicatie.