Variabelen gebruiken in templates

Variabelen zijn dynamische velden die het systeem automatisch invult met gegevens uit het dossier. In plaats van handmatig "Meneer Jansen" te typen, gebruik je een variabele die automatisch de juiste naam invult bij elke offerte of factuur.

Dit maakt je templates herbruikbaar: een template werkt voor alle klanten, alle dossiers en alle documenten.

Hoe voeg je een variabele toe?

Klik in een tekstblok waar de variabele moet komen
Klik in de toolbar op de knop Variabelen (dropdown met pijltje naar beneden)
Kies een categorie: Identiteit, Klant, Offerte, of Verhuizing
Selecteer de gewenste variabele uit de lijst
De variabele wordt ingevoegd op de plek van je cursor

Je hoeft geen codes uit je hoofd te kennen. De lijst toont alle beschikbare variabelen per categorie.

Beschikbare variabelen

Identiteit (jouw bedrijfsgegevens)

Deze variabelen tonen informatie over jouw bedrijf:

Variabele	Wat het toont	Voorbeeld
Adres	Volledig bedrijfsadres	Voorbeeldstraat 10, 1234 AB Amsterdam
Bedrijfsnaam	Naam van je bedrijf	Voorbeeld Verhuizingen B.V.
BTW nummer	Je BTW-nummer	NL123456789B01
Email	Bedrijfs e-mailadres	[email protected]
IBAN	Bankrekeningnummer	NL00BANK0123456789
KVK nummer	Kamer van Koophandel nummer	12345678
Logo	Je bedrijfslogo	(afbeelding)
Mobielenummer	Mobiel telefoonnummer	06-12345678
Telefoonnummer	Vast telefoonnummer	010-1234567

Klant (klantgegevens)

Deze variabelen tonen informatie over de klant:

Variabele	Wat het toont	Voorbeeld
Aanhef	Aanspreektitel	Dhr. / Mevr.
Achternaam	Achternaam contactpersoon	Jansen
Bedrijfsnaam	Bedrijfsnaam (zakelijke klant)	Jansen Administratie B.V.
BTW nummer	BTW-nummer klant	NL987654321B01
Email	E-mailadres klant	[email protected]
Facturatie contactpersoon	Naam facturatiecontact	(dropdown met sub-variabelen)
Factuur adres	Factuuradres	(dropdown met sub-variabelen)
Hoofd contactpersoon	Naam hoofdcontact	(dropdown met sub-variabelen)
Klantnummer	Uniek klantnummer	KL-2026-042

Sub-variabelen voor adressen: Factuur adres en Hoofd contactpersoon hebben sub-variabelen zoals straat, huisnummer, postcode, plaats, etc.

Offerte

Deze variabelen tonen informatie over de offerte:

Variabele	Wat het toont	Voorbeeld
Offertenummer	Uniek offertenummer	OFF-2026-0042
Referentie	Optioneel referentieveld	Proj. Herengracht
Totaal incl btw.	Totaalbedrag inclusief BTW	EUR 2.450,00
Vervaldatum	Datum tot wanneer offerte geldig is	22-01-2026
Vrije tekstvelden	Custom tekstvelden (zie verderop)	(dropdown)

Verhuizing

Deze variabelen tonen informatie over het verhuisdossier:

Variabele	Wat het toont	Voorbeeld
Dossier nummer	Uniek dossiernummer	DOS-2026-042
Eerste verhuis afspraak datum	Datum eerste afspraak	15-04-2026
Eerste verhuis afspraak tijd	Tijdstip eerste afspraak	08:00
Laad adres	Adres waar wordt geladen	(dropdown met sub-variabelen)
Laatste verhuis afspraak datum	Datum laatste afspraak	16-04-2026
Laatste verhuis afspraak tijd	Tijdstip laatste afspraak	17:00
Los adres	Adres waar wordt gelost	(dropdown met sub-variabelen)
Notities voor de klant	Speciale aandachtspunten	Lift beschikbaar, trap smal

Sub-variabelen voor adressen: Laad adres en Los adres hebben sub-variabelen voor straatnaam, huisnummer, postcode, plaats, land, etc.

Vrije tekstvelden

Naast de standaard variabelen kun je ook vrije tekstvelden maken. Dit zijn custom velden die je per dossier anders invult.

Wanneer gebruik je vrije tekstvelden?

Voor informatie die niet in een standaard veld past
Voor optionele extra informatie die niet altijd relevant is
Voor per-dossier aangepaste teksten (bijv. "Afvoer oud meubilair: 3 banken")

Vrij tekstveld aanmaken

Open je template in de editor
Klik in een tekstblok
Typ de volgende code:

#####{{quote.freeText['jouw titel hier']|nl2br}}

Voorbeelden:

#####{{quote.freeText['Afvoer']|nl2br}}#####{{quote.freeText['Extra diensten']|nl2br}}#####{{quote.freeText['Opmerkingen']|nl2br}}

De tekst tussen de quotes ('Afvoer') is de naam van het veld. Deze naam zie je later in het dossier als label, maar verschijnt NIET in de uiteindelijke PDF.

Vrij tekstveld invullen

Wanneer je een offerte of factuur genereert op een dossier:

Klik op het potlood-icoon rechts in het document
Je ziet alle vrije tekstvelden die in de template staan
Vul de gewenste tekst in
Klik op Opslaan

De ingevulde tekst verschijnt automatisch op de juiste plek in de PDF.

Belangrijk over vrije tekstvelden

Let op: Wijzig alleen de tekst tussen de quotes. Als je iets anders in de code aanpast (de accolades, |nl2br, etc.), werkt de variabele niet meer.

Dit mag:

#####{{quote.freeText['Mijn eigen veldnaam']|nl2br}}

Dit breekt de template:

#####{{quote.freeText[Mijn veld]|nl2br}}        # Quotes vergeten#####{{quote.freeText['Test'}}                   # |nl2br vergetenquote.freeText['Test']|nl2br                # #####{{ }} vergeten

Variabelen syntax

Variabelen gebruiken dubbele accolades als syntax: #####{{ variabele }}.

Spaties zijn verplicht

Er moet een spatie staan tussen de dubbele accolades en de variabelnaam:

Dit werkt:

#####{{ quote.loadAddresses|trans }}

Dit werkt NIET:

#####{{quote.loadAddresses|trans}}

Als je variabelen invoegt via de knop Variabelen, wordt de juiste syntax automatisch toegepast. Maar als je handmatig variabelen typt of kopieert, let dan op de spaties.

Voorbeeld: offertetekst met variabelen

Zo ziet een typische offertetekst eruit in de editor:

Geachte #####{{ contact.salutation }} #####{{ contact.last_name }},Naar aanleiding van onze afspraak doen wij u hierbij eenofferte toekomen voor uw verhuizing van#####{{ quote.loadAddresses|trans }} naar #####{{ quote.unloadingAddresses|trans }}.Hartelijk dank voor het mogen uitbrengen hiervan.

Bij een echt dossier wordt dit automatisch:

Geachte Dhr. Jansen,Naar aanleiding van onze afspraak doen wij u hierbij eenofferte toekomen voor uw verhuizing vanVoorbeeldstraat 10, 1234 AB Amsterdam naarNieuwe Straat 5, 5678 CD Utrecht.Hartelijk dank voor het mogen uitbrengen hiervan.

Tip: Zet variabelen altijd op dezelfde regel als de tekst eromheen. Als je variabelen op aparte regels zet, krijg je ongewenste witruimte in de PDF.

Meertalige templates

Als je internationale klanten hebt, maak je aparte templates per taal.

Beschikbare talen

Standaard beschikbaar: Nederlands en Engels. Extra talen (Duits, Frans) zijn ook mogelijk.

Werkwijze

Maak je Nederlandse template perfect
Klik op Nieuwe template en kies "Gebaseerd op"
Selecteer je Nederlandse template als basis
Vertaal alle teksten naar de gewenste taal
De variabelen blijven hetzelfde - die trekken automatisch de juiste data
Geef de template een duidelijke naam: "Offerte Engels" of "Invoice English"

Wat vertaal je?

Onderdeel	Vertalen?
Lopende tekst ("Geachte...")	Ja
Koppen ("Offerte", "Totaal")	Ja
Variabelen (`#####{{ contact.last_name }}`)	Nee
Vrije tekstvelden labels	Ja (de naam tussen quotes)

Tips

Gebruik de Variabelen knop in plaats van handmatig typen. Zo weet je zeker dat de syntax klopt.
Zet variabelen op dezelfde regel als de omliggende tekst. Voorkomt witruimte in de PDF.
Test met een echt dossier. Maak een testdossier aan en genereer een offerte. Worden alle variabelen correct ingevuld?
Vrije tekstvelden voor custom info. Als er geen standaard variabele bestaat, maak je een vrij tekstveld.
Labels van vrije velden verschijnen niet in de PDF. Alleen de ingevulde tekst.
Variabelen werken in alle talen. Je vertaalt alleen de lopende tekst, niet de variabelen.

Let op

Variabelen zonder spatie werken niet. Let op de spatie tussen #####{{ en de variabelnaam.
Lege variabelen betekenen dat het veld niet is ingevuld in het dossier. Controleer of alle verplichte velden zijn ingevuld.
Variabelen op aparte regels veroorzaken extra witruimte. Houd ze op dezelfde regel.
Vrije tekstvelden code niet aanpassen behalve de tekst tussen de quotes. Anders breekt de variabele.
Templates dupliceren met "Gebaseerd op" voor meertalige versies. Scheelt veel opmaakwerk.

Volgende stap: Factuur en werkbon template