Naar de hoofdinhoud

Factuur en werkbon templates

Maak factuur en werkbon templates door je offerte-template te kopieren en aan te passen. Leer de verschillen tussen offerte en factuur.

Meer dan 3 weken geleden bijgewerkt

Factuur en werkbon templates

De factuur-template is grotendeels hetzelfde als de offerte-template, maar met een paar belangrijke verschillen. De werkbon is een intern document voor je verhuizers met alle informatie die ze nodig hebben op de verhuisdag.

Nieuwe template maken via "Gebaseerd op"

In plaats van helemaal opnieuw te beginnen, kopieer je een bestaande template en pas je alleen de verschillen aan.

Slimme werkwijze

  1. Maak eerst een perfecte offerte-template

  2. Logo op de juiste plek

  3. Kleuren correct

  4. Teksten goed

  5. Variabelen ingevuld

  6. Klik op Nieuwe template

  7. Kies "Gebaseerd op" en selecteer je offerte-template

  8. Het systeem kopieert de volledige template (opmaak, logo, kleuren, structuur)

  9. Pas alleen de specifieke elementen aan die anders moeten zijn

Voordeel: je hoeft niet steeds opnieuw je huisstijl in te stellen. De header, footer, logo en kleuren zijn al goed.

Tip: Maak niet voor elk klein verschil een aparte template. Gebruik liever conditionele teksten in je template (zie artikel 15d).

Verschil offerte-template en factuur-template

De factuur-template lijkt op de offerte-template, maar met belangrijke verschillen:

Element

Offerte-template

Factuur-template

Regelblok

OFFERTE REGELS

FACTUUR REGELS

Documentnummer

Offertenummer

Factuurnummer

Datum

Offertedatum

Factuurdatum

Vervaldatum

Geldigheid offerte

Betaaltermijn factuur

Betalingscondities

Niet nodig

"Betaal binnen 14 dagen" (particulier) of 30 dagen (zakelijk)

IBAN

Nooit tonen

Altijd tonen in footer

Optionele regels

Ja (klant kiest)

Nee (alles is definitief)

Belangrijk: FACTUUR REGELS blok gebruiken

In je factuur-template gebruik je het FACTUUR REGELS blok in plaats van het OFFERTE REGELS blok. Dit blok toont de definitieve factuurregels in plaats van de offerte-items.

Sleep het FACTUUR REGELS blok vanuit het rechtermenu naar je template, op de plek waar de prijstabel moet komen.

IBAN wel op factuur, nooit op offerte

Op de factuur-template moet je IBAN staan, zodat klanten kunnen betalen. In de footer voeg je de variabele toe:

IBAN: ####{{ identity.iban }}

Let op: Zet je IBAN alleen op factuur-templates, NOOIT op offerte-templates. Als klanten je IBAN op de offerte zien, betalen ze soms direct in plaats van te wachten op de factuur. Dit levert administratieve rompslomp op.

Betalingscondities

Particuliere klanten

Standaard betaaltermijn: 14 dagen

Voorbeeldtekst voor factuur:

Wij verzoeken u vriendelijk het verschuldigde bedrag binnen 14 dagenover te maken naar IBAN ####{{ identity.iban }} onder vermelding vanfactuurnummer ####{{ invoice.number }}.

Zakelijke klanten

Standaard betaaltermijn: 30 dagen

Voorbeeldtekst voor factuur:

Betaling binnen 30 dagen na factuurdatum op rekeningnummer####{{ identity.iban }} onder vermelding van factuurnummer ####{{ invoice.number }}.

Tip: Heb je zowel particuliere als zakelijke klanten? Maak dan twee factuur-templates: "Factuur particulier" en "Factuur zakelijk". Het verschil zit in de betaaltermijn (14 vs 30 dagen) en eventueel een referentieveld voor zakelijke klanten.

Werkbon template

De werkbon is een intern document voor je verhuizers. Het bevat alle informatie die ze nodig hebben op de verhuisdag.

Wat staat er op een werkbon?

  • Adressen: Laadadres en losadres (met variabelen)

  • Datum en tijd: Wanneer begint de klus?

  • Klantgegevens: Naam en telefoonnummer contactpersoon

  • Inventaris: Wat er verhuisd moet worden (optioneel)

  • Speciale instructies: Lift, parkeervergunning, smalle trap, etc.

Verschil met offerte en factuur

De werkbon bevat geen prijzen. Het is puur een opdracht voor je verhuizers. Ze hoeven niet te weten wat de klant betaalt, alleen wat er gedaan moet worden.

Hoe maak je een werkbon-template?

  1. Klik op Nieuwe template

  2. Kies "Gebaseerd op" en selecteer je offerte-template

  3. Verwijder het OFFERTE REGELS blok (geen prijzen op werkbon)

  4. Voeg de belangrijkste informatie toe:

  5. Laadadres: ####{{ quote.loadAddresses|trans }}

  6. Losadres: ####{{ quote.unloadingAddresses|trans }}

  7. Datum: ####{{ project.moving_date }}

  8. Tijd: ####{{ project.moving_time }}

  9. Contactpersoon: ####{{ contact.first_name }} ####{{ contact.last_name }}

  10. Telefoonnummer: ####{{ contact.phone }}

  11. Voeg eventueel een tekstblok toe voor notities/instructies

  12. Geef de template een duidelijke naam: "Werkbon"

Tip: De werkbon is een intern document. Je kunt hier gerust informatie op zetten die niet voor de klant bedoeld is, zoals interne aantekeningen of teamindeling.

Engelstalige templates

Voor internationale klanten maak je aparte templates in het Engels.

Werkwijze

  1. Klik op Nieuwe template

  2. Kies "Gebaseerd op" en selecteer je Nederlandse template

  3. Vertaal alle lopende teksten naar Engels

  4. De variabelen blijven hetzelfde - die trekken automatisch de juiste data

  5. Geef de template een Engelstalige naam: "Quote" of "Invoice"

Wat vertaal je?

Onderdeel

Vertalen?

"Geachte" → "Dear"

Ja

"Offerte" → "Quotation"

Ja

"Totaal incl. BTW" → "Total incl. VAT"

Ja

Variabelen (####{{ contact.last_name }})

Nee

Template per type verhuizing

Sommige verhuisbedrijven maken aparte templates per type klus:

Type

Wanneer een aparte template?

Particulier vs. zakelijk

Ja - andere betaaltermijn (14 vs 30 dagen)

Binnen- vs. buitenland

Optioneel - andere voorwaarden/teksten

Particulier A-B vs. opslag

Niet nodig - gebruik conditionele teksten (artikel 15d)

Tip: Maak niet te veel templates. Gebruik liever conditionele teksten (if-statements) in je template om teksten aan/uit te zetten op basis van gekozen diensten.

Tips

  • Maak eerst een perfecte offerte-template. Investeer tijd in je eerste template. Alle andere templates kopieer je daarvan met "Gebaseerd op".

  • Test met een echt scenario. Maak een testdossier aan, genereer een factuur, en bekijk de PDF. Klopt alles?

  • FACTUUR REGELS voor facturen. Niet per ongeluk het OFFERTE REGELS blok gebruiken.

  • IBAN alleen op factuur. Nooit op offerte - klanten betalen anders te vroeg.

  • Betaaltermijn aanpassen per klanttype. 14 dagen particulier, 30 dagen zakelijk.

  • Werkbon zonder prijzen. Verhuizers hoeven niet te zien wat de klant betaalt.

  • Gebaseerd op = kopieer-functie. Scheelt veel opmaakwerk.

Let op

  • IBAN op offerte = probleem. Klanten betalen dan te vroeg, voor de klus is uitgevoerd.

  • Verkeerd regelblok gebruiken. Offerte-template heeft OFFERTE REGELS, factuur-template heeft FACTUUR REGELS.

  • Te veel templates maken. Gebruik conditionele teksten in plaats van 10 verschillende templates.

  • Niet testen voor gebruik. Test altijd met een testdossier voordat je live gaat.

  • Dummy data is normaal. De editor toont voorbeeldgegevens die automatisch worden vervangen bij echt gebruik.

Volgende stap: Conditionele teksten in templates

Was dit een antwoord op uw vraag?