Schade hoort bij verhuizen, maar hoe je ermee omgaat maakt het verschil. Met schaderegistratie in Bas leg je iedere schade vast met foto's en een beschrijving, volg je de afhandeling en bouw je statistieken op waarmee je schade in de toekomst kunt verminderen.

Goed nieuws: bij minder dan 50% van alle verhuizingen ontstaat er daadwerkelijk schade. Het gemiddelde ligt rond de 3-5%. Maar als er schade is, wil je dat het netjes is vastgelegd -- voor jezelf, voor de klant en voor eventuele claims.

Bas maakt onderscheid tussen twee types schade. Dit onderscheid is belangrijk omdat het bepaalt of er een opvolgtaak wordt aangemaakt.

Bestaande schade registreer je om jezelf te beschermen. Als een klant achteraf claimt dat jouw team een deurpost heeft beschadigd, maar de schade was er al, dan heb je bewijs met foto's en tijdstempel.

Nieuwe schade registreer je om het netjes af te handelen. Het systeem maakt automatisch een taak aan voor het schadeteam, zodat er altijd opvolging plaatsvindt.

Voordat je team begint met verhuizen, is het slim om een korte inspectieronde te lopen bij het laad- en losadres. Loop langs de belangrijkste punten en leg bestaande schade vast.

Tip: Maak er een gewoonte van om bij aankomst altijd even de gang, het trappenhuis en de deurposten te fotograferen. Dat kost twee minuten en kan je duizenden euro's besparen bij een onterechte claim.

Verwacht resultaat: de bestaande schade is vastgelegd met foto's en tijdstempel in het dossier. Er wordt geen taak aangemaakt, want dit is geen schade die jouw team heeft veroorzaakt.

Als er tijdens de verhuizing schade ontstaat, meldt de verhuizer dit direct via de app.

Let op: Meld schade altijd direct, ook als het klein lijkt. Achteraf melden maakt het lastiger te bewijzen wat er precies is gebeurd en wanneer.

Verwacht resultaat: de schade is geregistreerd in het dossier. Het systeem maakt automatisch een taak aan voor het schadeteam om de afhandeling op te pakken.

Wanneer een verhuizer nieuwe schade meldt, verschijnt er een taak in de takenlijst van het schadeteam. Zo gaat er nooit een melding verloren.

Tip: Voeg bij het afronden van de taak altijd een opmerking toe met wat er is afgesproken. Dit is je vastlegging voor als er later vragen over komen.

Verwacht resultaat: de schade heeft een bijgewerkte status en de taak is afgerond met een opmerking over de afhandeling.

Soms meldt een klant pas na de verhuizing dat er schade is. Ook dan kun je de schade registreren, maar dan vanuit de backoffice.

Verwacht resultaat: de schade is alsnog vastgelegd in het dossier, inclusief foto's en beschrijving. Er wordt een taak aangemaakt voor het schadeteam.

Als je een factuur opmaakt voor een dossier waar schade bij geregistreerd staat, is dit direct zichtbaar in het factuurscherm. Je hoeft er niet apart naar te zoeken -- het systeem toont het in je gezichtsveld.

Dit is bewust zo ontworpen. Voordat je een factuur verstuurt, wil je weten of er schade is. Misschien wil je een vergoeding verrekenen, of wil je eerst de schade afhandelen voordat je factureert.

Tip: Controleer altijd de schadestatus voordat je een factuur verstuurt. Een klant die net schade heeft gemeld en vervolgens een factuur ontvangt zonder verwijzing naar die schade, ervaart dat als slechte service.

Bas verzamelt alle schadegegevens en presenteert ze in statistieken. Hiermee kun je patronen ontdekken en gericht verbeteren.

Beschikbare statistieken:

Tip: Gebruik deze statistieken niet om medewerkers af te rekenen, maar om te coachen. Een verhuizer die structureel vaker bij schade betrokken is, heeft misschien extra begeleiding nodig bij het tillen van zware meubels of het werken in nauwe trappenhuizen.

Volgende artikel: Herhalende opdrachten