Internationale verhuizingen en buitenlandse adressen
Bij internationale verhuizingen werk je met buitenlandse adressen, langere afstanden en andere regels voor BTW en documentatie. Bas ondersteunt internationale klussen, maar een aantal zaken moet je handmatig regelen. In dit artikel lees je hoe je dat aanpakt.
Stap 1 - De postcode-truc voor lastige adressen
Soms weet de klant de buitenlandse postcode niet, of herkent het systeem de combinatie postcode + huisnummer niet. Er is een handige truc om toch het juiste adres te vinden:
Selecteer bij het adresveld een willekeurig ander land (bijvoorbeeld Nepal of Marokko)
Het systeem schakelt over naar zoeken op straatnaam in plaats van postcode
Typ de straatnaam en plaats in
Het systeem vindt het adres en vult de postcode automatisch aan
Zet het land weer terug naar het juiste land
Let op: Deze truc werkt ook voor Nederlandse adressen waarvan je de postcode niet weet. Door even een ander land te selecteren kun je op straatnaam zoeken, waarna het systeem de juiste postcode invult.
Verwacht resultaat: het adres is correct ingevuld, inclusief postcode.
Mocht dat niet werken, gebruik dan "Onbekend" als postcode en voeg het volledige adres toe in de notities van het dossier.
Stap 2 - De postcode-truc voor lastige adressen
Soms weet de klant de buitenlandse postcode niet, of herkent het systeem de combinatie postcode + huisnummer niet. Er is een handige truc om toch het juiste adres te vinden:
Selecteer bij het adresveld een willekeurig ander land (bijvoorbeeld Nepal of Marokko)
Het systeem schakelt over naar zoeken op straatnaam in plaats van postcode
Typ de straatnaam en plaats in
Het systeem vindt het adres en vult de postcode automatisch aan
Zet het land weer terug naar het juiste land
Let op: Deze truc werkt ook voor Nederlandse adressen waarvan je de postcode niet weet. Door even een ander land te selecteren kun je op straatnaam zoeken, waarna het systeem de juiste postcode invult.
Verwacht resultaat: het adres is correct ingevuld, inclusief postcode.
Stap 3 - Adresdetails vastleggen in notities
Bij internationale verhuizingen is het extra belangrijk om adresgegevens goed vast te leggen. Het systeem kan niet altijd alle details van een buitenlands adres opslaan.
Leg de volgende informatie vast in de dossiernotities:
Gegeven | Voorbeeld |
Volledig adres | Calle de Valencia 42, 3a planta, 08015 Barcelona |
Contactpersoon ter plaatse | Maria Garcia, +34 612 345 678 |
Bijzonderheden locatie | Appartement 3e verdieping, geen lift, smalle straat |
Bereikbaarheid | Vrachtwagen max. 7,5 ton, parkeervergunning nodig |
Tijdzone | Let op: 1 uur verschil (of meer buiten EU) |
Tip: Zet notities die relevant zijn voor de verhuizers op zichtbaar in app. Zo hebben ze alle adresgegevens bij de hand zonder de back-office te hoeven bellen.
Stap 4 - Tolkosten bijhouden
Het systeem houdt geen rekening met tolkosten. Bij internationale verhuizingen (bijvoorbeeld naar Frankrijk, Spanje of Italie) kunnen de tolkosten flink oplopen. Dit moet je handmatig regelen.
Bereken de tolkosten vooraf via een routeplanner (bijvoorbeeld Via Michelin of de tolwebsite van het betreffende land)
Houd rekening met het voertuigtype - vrachtwagens betalen hogere toltarieven
Voeg een extra offerteregel toe aan de offerte, bijvoorbeeld: "Tolkosten retour [land]"
Vul het berekende bedrag in
Route | Geschatte tolkosten (vrachtwagen) |
Nederland - Parijs | EUR 80 - 120 retour |
Nederland - Barcelona | EUR 200 - 300 retour |
Nederland - Zuid-Frankrijk | EUR 150 - 250 retour |
Let op: Tolkosten verschillen per land, per voertuigcategorie en per seizoen. Check altijd de actuele tarieven. Vergeet niet de retourrit mee te rekenen.
Stap 5 - Kilometergeld en reistijd
Bij internationale verhuizingen zijn de kilometers en reistijd aanzienlijk hoger dan bij binnenlandse klussen. Het systeem berekent de route als volgt: loods > laadadres > losadres > terug naar loods.
De automatische reistijdberekening werkt op basis van een vrachtwagen-API. Voor de meeste Europese bestemmingen geeft dit een redelijke schatting, maar houd rekening met het volgende:
De berekening houdt geen rekening met tolgerelateerde omrijroutes
Bij grensovergangen kan wachttijd ontstaan (vooral buiten de EU)
Rusttijden voor chauffeurs (bij ritten langer dan 4,5 uur) moeten handmatig worden ingecalculeerd
Tip: Controleer de kilometerberekening altijd handmatig bij internationale klussen. Voeg indien nodig extra uren toe voor rusttijden, grensovergangen en onvoorziene vertraging.
Stap 6 - BTW-regels bij internationale verhuizingen
Bij verhuizingen over de grens gelden andere BTW-regels dan bij binnenlandse klussen. De belangrijkste situaties:
Situatie | BTW-regel | Wat je doet |
Particulier, binnen EU | Nederlands BTW-tarief (21%) | Standaard factureren |
Zakelijk, binnen EU | BTW verlegd (0%) | Factureer met verlegde BTW, vermeld BTW-nummer klant |
Buiten EU | BTW 0% (export) | Factureer zonder BTW |
Pas de BTW-instelling aan op de offerte of factuur:
Open de offerte of factuur
Klik op de BTW-instelling per regel
Selecteer het juiste tarief (21%, verlegd, of 0%)
Vermeld bij verlegde BTW het BTW-nummer van de klant op de factuur
Let op: Overleg bij twijfel altijd met je boekhouder. BTW-regels bij internationale dienstverlening zijn complex en de regels kunnen per situatie verschillen.
Stap 7 - CMR-vrachtbrieven
Bij internationaal transport is een CMR-vrachtbrief (Convention relative au contrat de transport international de Marchandises par Route) verplicht. Dit is het vervoersdocument dat de afspraken tussen afzender, vervoerder en ontvanger vastlegt.
Op dit moment moet je de CMR-vrachtbrief buiten het systeem opmaken. Je kunt het document wel uploaden in het dossier:
Maak de CMR-vrachtbrief op (op papier of via een extern systeem)
Ga naar het dossier en open het tabblad Documenten
Upload de CMR-vrachtbrief
Zet zichtbaar in app aan, zodat de verhuizers het document onderweg kunnen raadplegen
Tip: CMR-functionaliteit binnen Bas is in ontwikkeling. In de toekomst kun je CMR-vrachtbrieven mogelijk direct vanuit het systeem genereren.
Tips
Bereken tolkosten vooraf en voeg ze toe als aparte offerteregel. Het systeem doet dit niet automatisch en je wilt niet achteraf voor verrassingen staan.
Gebruik de postcode-truc. Door even een ander land te selecteren kun je op straatnaam zoeken. Dit bespaart veel zoekwerk bij onbekende buitenlandse postcodes.
Leg alles vast in notities. Buitenlandse adressen, contactpersonen en bereikbaarheid. Hoe meer informatie je medewerkers hebben, hoe soepeler de klus verloopt.
Plan extra tijd in. Internationale klussen duren langer door reistijd, rusttijden, grensovergangen en onbekend terrein.
Vraag het BTW-nummer op bij zakelijke klanten in de EU. Dit heb je nodig voor verlegde BTW.
Upload de CMR-vrachtbrief in het dossier. Zet hem op zichtbaar in app zodat je verhuizers het document bij de hand hebben.
Let op
Tolkosten worden niet automatisch berekend. Vergeet dit niet mee te nemen in je offerte, anders druk je je marge.
Reistijdberekening is een schatting. Bij lange internationale routes wijkt de werkelijke reistijd vaak af door grensovergangen, rusttijden en tolgerelateerde omrijroutes.
BTW-regels zijn complex bij internationaal. Factureer niet zomaar met 21% bij buitenlandse zakelijke klanten. Overleg met je boekhouder als je twijfelt.
"Onbekend" als postcode werkt, maar is niet ideaal. Probeer altijd eerst de postcode-truc. Gebruik "Onbekend" alleen als het echt niet lukt.
CMR-vrachtbrief is verplicht bij internationaal transport. Vergeet deze niet op te maken voor vertrek. Zonder CMR riskeer je boetes bij controles.
Volgende artikel: Dossiers opruimen en bulkacties