Dit artikel legt uit hoe je een klant koppelt aan opslag. Dit is de kernflow voor opslagbeheer in Bas. Alles draait om het dossier.

Er zijn twee scenario's voor opslagbeheer in Bas:

Je koppelt opslag aan een dossier wanneer er een verhuizing is gepland of nodig is. De opslag is dan onderdeel van de verhuizing.

Dit gebruik je voor klanten die al opslag bij je hadden voordat je met Bas begon, of voor pure opslagklanten zonder verhuizing.

Tip: Voor nieuwe klanten met een verhuizing gebruik je altijd Scenario 1 (via dossier). Voor oude klanten die je overneemt of pure opslagklanten zonder verhuizing gebruik je Scenario 2 (alleen WMS).

Opslag in Bas werkt met drie niveaus. Je hoeft niet alle niveaus te gebruiken.

Niveau 1 - Loods: De fysieke opslaglocatie. Een gebouw, een hal, een magazijn. Als je meerdere locaties hebt (bijvoorbeeld Zwolle en Oldenzaal), maak je meerdere loodsen aan.

Niveau 2 - Locatie (optioneel): Een sectie binnen een loods. Denk aan een rij, een vak, een verdieping of een gang. Dit niveau is optioneel. Je hebt het alleen nodig als je binnen een loods wilt weten in welke rij of op welke verdieping een kist staat.

Niveau 3 - Unit: De individuele opslageenheid. Een container, een kist of een stellingruimte. Dit is het niveau waarop je klanten koppelt en factureert.

Tip: Begin simpel. Je kunt later altijd locaties toevoegen. Als je begint met een te complexe structuur die je niet nodig hebt, maak je het jezelf onnodig moeilijk.

Net als bij een verhuizing begin je met een dossier. Dit dossier is het centrale punt voor alles: de verhuizing, de opslag en de facturatie.

Maak een klant aan (of zoek de bestaande klant op). Maak een nieuw dossier aan. Kies het juiste pakket (bijvoorbeeld een opslagpakket).

Het dossier is nu klaar om opslagunits aan te koppelen.

Vanuit het dossier koppel je een of meerdere opslagunits aan de klant.

Open het dossier. Ga naar het opslag-tabblad. Zoek op containernummer om de juiste unit te vinden. Selecteer welke container(s) of kist(en) voor deze klant zijn en koppel ze aan het dossier.

Je kunt meerdere units aan een klant koppelen. Elke unit krijgt zijn eigen tarief en facturatiefrequentie.

Let op: Gebruik NOOIT het loodsadres als laadadres in het dossier. Het loodsadres is de locatie van je opslagfaciliteit, niet het adres van de klant. Als je het loodsadres als laadadres invult, klopt de verhuisplanning niet.

Vul per unit de volgende details in:

Let op: Vul ALTIJD het tarief per container of kist in. Zet nooit het totaaltarief op een container en de rest op EUR 0. Stel dat je precies die container met het tarief uitslaat, dan heb je de andere op nul staan en nul levert geen factuur op.

Je kiest de frequentie per dossier.

Maandelijks is de meest voorkomende keuze.

Sla de koppeling op. In het dossier zie je nu welke units aan de klant zijn gekoppeld, met het tarief en de facturatiefrequentie.

Controleer of alle gegevens kloppen: - Zijn de juiste units gekoppeld? - Klopt het tarief per unit? - Is de facturatiefrequentie correct? - Is de omzetgroep juist?

Als alles klopt, is de klant succesvol gekoppeld aan de opslag.

Bij opslag hoef je geen aparte inventarislijst op te stellen. De taxatie-opname geldt als inventarislijst. Als je een taxatie hebt uitgevoerd voor de klant, wordt deze automatisch gekoppeld aan de kist(en) in het dossier.

Je hebt daarmee altijd een overzicht van wat er in welke kist zit, zonder extra administratie.

Soms delen twee klanten een container. De oplossing: splits de container met een letter-toevoeging.

Container 22A = klant Jansen (helft 1). Container 22B = klant De Vries (helft 2).

Elke helft wordt apart gekoppeld aan het dossier van de betreffende klant en apart gefactureerd. Je maakt gewoon twee units aan met dezelfde locatie maar een andere naam.

Gespreide opslag is voor situaties waarbij de spullen van een klant niet in een afgebakende container of kist staan, maar verspreid in je loods.

Dit komt voor bij pallets die op een stellage staan, losse kasten die ergens in een hoek staan, of items die je tijdelijk opslaat voor een klant.

In Bas maak je hiervoor een gespreid opslagdossier aan. In plaats van een containernummer registreer je per item wat er opgeslagen staat en waar het staat. Je geeft per item de locatie op (bijvoorbeeld "Bureau - Rij A, Vak 12" of "Pallet met dozen - Stelling 3, Plank 2").

Elk item wordt voorzien van een QR-code. Zo kun je met je telefoon of scanner direct zien welk item van welke klant is en waar het hoort te staan. Dit voorkomt zoekwerk in de loods.

Volgende artikel: Opslagfacturatie instellen en beheren