Voor fysiek opslagbeheer gebruik je labels met QR-codes. Dit artikel legt uit hoe je labels print, QR-codes scant en zoekt in je opslag.

De aanbevolen printer is de Dymo 5 XL.

Deze printer werkt direct met Bas. Je hoeft geen aparte software te installeren. De printer is speciaal ontworpen voor grote labels met QR-codes.

Nog geen Dymo printer? Dat hoeft je niet tegen te houden. Een eenvoudige tijdelijke oplossing: schrijf het nummer met een stift op de container of kist. Het belangrijkste is dat elke unit een uniek, herkenbaar nummer heeft. Zodra je de labels hebt, vervang je de handgeschreven nummers door QR-labels.

Ga naar WMS > de betreffende unit. Kies Label printen.

Het systeem genereert een label met: - QR-code (uniek per unit) - Naam of nummer van de unit - Klantgegevens (indien gekoppeld)

Print het label en plak het op de container of kist.

Het label is nu klaar om gescand te worden.

Met QR-codes op je opslagunits kun je in de medewerker-app snel acties uitvoeren.

De medewerker hoeft niet te weten welke container bij welke klant hoort. Hij scant de QR-code en het systeem toont alle informatie.

De inslag is het moment waarop de spullen van de klant in de opslag gaan.

Maak een dossier aan voor de klant (of gebruik een bestaand dossier). Koppel de opslagunits aan het dossier. Vul per unit het tarief en de inslagdatum in. Stel de facturatiefrequentie in.

Plan de inslag in als een klus (laden bij klant, lossen bij loods). Het loodsadres wordt automatisch als losadres gebruikt. Je hoeft dat niet handmatig in te vullen.

De medewerker voert de klus uit via de app. Registreer de inslag in het WMS (status bijwerken). Print een QR-label en plak het op de container of kist. Maak eventueel foto's van de inhoud.

Let op: Vul het loodsadres nooit handmatig in als laad- of losadres bij opslagklanten. Dat gaat automatisch als je opslag koppelt aan het dossier. Als je het wel doet, staat het adres dubbel.

Tip: Leg bij de inslag altijd vast wat er in de container gaat. Als er later een discussie ontstaat over de inhoud, heb je bewijs.

De uitslag is het moment waarop de klant zijn spullen ophaalt.

Plan de uitslag in als een klus (laden bij loods, lossen bij nieuw adres van de klant). Registreer de uitslag in het WMS (status bijwerken). Het systeem berekent automatisch een eventuele creditering als de facturatieperiode nog loopt. Maak de eindfactuur op. De unit is weer beschikbaar voor een nieuwe klant.

Met QR-codes en het WMS kun je snel zoeken in je opslag.

Zoeken op klantnaam: Typ de naam van de klant in. Het systeem toont alle units die aan deze klant zijn gekoppeld.

Zoeken op unitnummer: Typ het containernummer of kist-nummer in. Het systeem toont welke klant erbij hoort.

Zoeken op locatie: Typ de locatie (rij, vak, verdieping) in. Het systeem toont alle units op die locatie.

Dit werkt alleen als je de structuur goed hebt ingericht en de labels goed hebt geplakt.

Volgende artikel: Verhuizing via opslag: de complete workflow