Wanneer start je met HRM?
Bas heeft een uitgebreide HRM-module waarmee je verlof, ziekte, declaraties en urenregistratie kunt beheren. Maar HRM is niet iets dat je tegelijk met de livegang oppakt. Dit artikel legt uit waarom niet, en wanneer wel.
Stap 1 - Het advies: na minimaal 1 maand stabiel live draaien
HRM is optioneel en het advies is uitdrukkelijk om het NA de livegang te doen.
De reden is simpel: als je de basisflow (dossiers, offertes, facturen, planning, medewerker-app) nog aan het leren bent, is HRM erbij een stap te veel.
Let op: Activeer HRM pas als je aan deze voorwaarden voldoet: - De basisflow (van dossier tot factuur) loopt minimaal een maand soepel - Er zijn geen openstaande configuratie-issues meer - Je hebt zelf de behoefte uitgesproken om met HRM te starten
Stap 2 - Waarom niet eerder?
Je team is nog aan het wennen aan de basisapp: Als je ook nog verlofregistratie en declaraties erbij gooit, raken medewerkers overweldigd.
De werkroosters moeten correct staan: Als je die in de eerste weken nog aan het finetunen bent, krijg je verkeerde resultaten in de uren-berekeningen.
HRM vereist configuratiestappen: Feestdagen, verlofsoorten, declaratiesoorten. Die tijd kun je in de eerste maand beter besteden aan het perfectioneren van je dagelijkse workflow.
Zoals een klant het verwoordde: "HRM tegelijk met livegang oppakken is echt al een tool op zich."
Stap 3 - Wat omvat de HRM-module?
De HRM-module in Bas bestaat uit de volgende onderdelen:
Onderdeel | Wat het doet |
Feestdagen | Landelijke en regionale feestdagen instellen zodat het werkrooster er automatisch rekening mee houdt |
Verlofsoorten | Typen verlof beheren: vakantie, bijzonder verlof, ziekte, onbetaald verlof |
Declaratiesoorten | Typen declaraties beheren: km-vergoeding, parkeerkosten, hotelkosten |
Pauzetijden | Wettelijke pauzeregels instellen op basis van gewerkte uren |
Urenregistratie | Werkelijke, geplande en geaccordeerde uren bijhouden |
Werkroosters | Contracturen, halve dagen en nul-urencontracten beheren |
Stap 4 - De ideale fasering
Dit is het stappenplan dat in de praktijk het beste werkt:
Maand 1-2: Livegang en stabilisatie: Focus op de basisflow. HRM staat uit. Medewerkers gebruiken de app alleen voor planning bekijken, klusinformatie lezen, navigatie, foto's en handtekening.
Maand 2-3: Eerste HRM-stappen: Als de basis stabiel draait: feestdagen per regio instellen, verlofsoorten aan- of uitzetten, declaratiecategorieen controleren, werkroosters controleren en corrigeren.
Maand 3-4: Urenregistratie activeren: Als het team gewend is aan de basisapp: laat 1-2 medewerkers een week lang uren registreren als proef, controleer de uren in het systeem, activeer voor alle medewerkers, stel eventueel de nakalkulatie in.
Maand 4+: Volledige HRM: Als de urenregistratie goed loopt: verlofregistratie via de app activeren, declaraties via de app activeren, toeslagen en CAO-vergoedingen configureren (als dat relevant is).
Wat je nu NIET hoeft te doen
De volgende onderdelen zijn pas relevant als je al een aantal maanden met HRM werkt. Laat ze voor nu met rust:
Onderdeel | Waarom nu niet |
CAO-vergoedingen | Overwerk, weekendtoeslag en buitenlandritten zijn complex om te configureren. Doe dit pas als de basisuren goed draaien |
Toeslagen (100%/130%) | De configuratie van standaard werktijd vs. buiten standaard werktijd vereist zorgvuldige instelling |
Verlofberekeningen per CAO | De berekening van verlofdagen op basis van contracturen en CAO-regels is pas relevant als je verlofregistratie actief gebruikt |
Export naar salarispakket | De koppeling tussen urenregistratie en je salarisadministratie is een apart project |
Veelgestelde vragen
"Moeten al mijn medewerkers HRM gebruiken?"
Nee. Je kunt per medewerker instellen welke HRM-functies actief zijn. Begin met een kleine groep (bijvoorbeeld alleen de voormannen) en bouw uit.
"Kan ik verlof ook op kantoor registreren?"
Ja. Verlof kan zowel via de medewerker-app als via de backoffice worden geregistreerd. Voor medewerkers die geen app gebruiken, registreer je het verlof op kantoor.
"Wat als ik nu al wil beginnen met HRM?"
Dat kan, maar het advies is om het niet te doen. De ervaring leert dat bedrijven die HRM tegelijk met de livegang oppakken, overweldigd raken. Focus eerst op de basis, en pak HRM op als je ruimte hebt.
Tips
Wacht minimaal een maand na livegang voordat je HRM activeert
Begin met feestdagen en verlofsoorten, niet met urenregistratie
Test met 1-2 medewerkers voordat je het voor iedereen activeert
Zet alleen de functies aan die je daadwerkelijk gebruikt
Let op
HRM tegelijk met livegang is te veel om in een keer te leren
Werkroosters moeten correct staan voordat urenregistratie goed werkt
Begin met de basis, bouw later uit naar volledige HRM
De fasering is belangrijker dan de snelheid
Volgende artikel: Feestdagen en verlofsoorten instellen