Urenregistratie begrijpen en instellen
Dit is het onderdeel waar de meeste verwarring over ontstaat. Dit artikel legt uit hoe urenregistratie werkt, wat het verschil is tussen geplande, werkelijke en geaccordeerde uren, en hoe je het activeert.
Stap 1 - De drie typen uren begrijpen
Er zijn drie typen uren in het systeem. Het is belangrijk dat je het verschil begrijpt voordat je de urenregistratie activeert.
Type | Wat is het | Waar komt het vandaan | Waarvoor gebruikt |
Geplande uren | De uren zoals ingepland door kantoor | Planning | Schatting vooraf, capaciteitsplanning |
Werkelijke uren | De uren zoals geregistreerd door de verhuizer | Medewerker-app | Inzicht in daadwerkelijk gewerkte tijd |
Geaccordeerde uren | De uren zoals goedgekeurd door kantoor | Backoffice | Basis voor factuur bij uurbasis-facturatie |
Stap 2 - Hoe werken ze samen?
Kantoor plant een klus in en schat 8 uur (geplande uren). De verhuizer registreert in de app dat hij 7 uur en 45 minuten heeft gewerkt (werkelijke uren). Kantoor controleert en accordeert 8 uur (geaccordeerde uren). Bijvoorbeeld omdat de reistijd erbij hoort.
Bij particuliere klanten maakt het verschil weinig uit: je factureert meestal het offertebedrag, ongeacht de gewerkte uren.
Bij zakelijke klanten op uurbasis is het cruciaal: de geaccordeerde uren bepalen wat er op de factuur komt.
Stap 3 - Urenregistratie activeren voor voormannen
Begin met 1-2 voormannen. Laat hen een week lang uren registreren als proef.
Controleer de uren in het systeem: - Kloppen de werkelijke uren? - Worden pauzes correct berekend? - Zijn de geaccordeerde uren logisch?
Als alles klopt, activeer je het voor alle voormannen.
Stap 4 - Uren controleren en accorderen
De voorman registreert de uren in de app. Kantoor ziet de werkelijke uren binnenkomen. Kantoor controleert de uren en accordeert ze.
Controleer per klus: - Kloppen de uren met de geplande uren? - Is de reistijd meegenomen? - Is de pauze correct? - Zijn er bijzonderheden gemeld?
Als alles klopt, accordeer je de uren. Als er iets niet klopt, pas je de uren aan en accordeer je daarna.
Veelgestelde vragen
"Ik zie de geaccordeerde uren niet terug in het facturatieoverzicht"
Dit is een bekende beperking. Het facturatieoverzicht toont momenteel alleen de geplande/oorspronkelijke tijden, niet de geaccordeerde uren. Als je op uurbasis factureert, controleer dan handmatig of de geaccordeerde uren correct zijn voordat je de factuur aanmaakt.
"Kunnen medewerkers hun eigen uren invullen?"
Nee. Alleen de voorman registreert de uren voor het hele team. Dit voorkomt dubbele registraties en discussies.
"Kan ik uren van gisteren nog invullen?"
Nee. Het systeem blokkeert het invullen van uren voor eerdere dagen. Dit is een bewuste keuze om fraude te voorkomen. Als er een correctie nodig is, moet kantoor dit doen.
"Wat is het verschil tussen werkelijke en geaccordeerde uren?"
Werkelijke uren zijn wat de voorman heeft geregistreerd. Geaccordeerde uren zijn wat kantoor heeft goedgekeurd. Deze kunnen verschillen als kantoor een correctie toepast (bijvoorbeeld reistijd toevoegen).
Tips
Begin met 1-2 voormannen als proef
Controleer de uren dagelijks in de eerste week
Accordeer uren pas nadat je ze hebt gecontroleerd
Gebruik geaccordeerde uren voor facturatie bij zakelijke klanten op uurbasis
Let op
Werkelijke uren kunnen niet worden aangepast door de voorman na registratie
Alleen kantoor kan geaccordeerde uren wijzigen
Het facturatieoverzicht toont momenteel alleen geplande tijden, niet de geaccordeerde uren
Volgende artikel: Zakelijke klussen op uurbasis