Veel verhuisbedrijven voeren opdrachten uit voor collega-verhuizers. De opdrachtgever stuurt een opdracht per e-mail met klantgegevens, volume, adres en tarief. Jij voert de verhuizing uit als onderaannemer. Dit heet subcontracting.

Dit artikel legt uit hoe je Bas inricht voor subcontracting: van het aanmaken van een pakket met tarievenlijst tot het factureren op basis van werkelijke uren en aantallen. Het verschilt op belangrijke punten van particuliere verhuizingen: er is geen offerte, geen intake, en de facturatie werkt op nacalculatie.

Bij subcontracting word je ingehuurd door een ander verhuisbedrijf (de opdrachtgever). De opdrachtgever heeft contact met de eindklant. Jij hebt alleen contact met de opdrachtgever.

Dit komt voor in verschillende scenario's:

De werkwijze in Bas verschilt van een reguliere verhuizing:

Elk verhuisbedrijf waarvoor je werkt, heeft andere tariefafspraken. Je legt die afspraken vast in een pakket. Het pakket is in feite een tarievenblad per opdrachtgever.

Tip: Gebruik de naam van de opdrachtgever als pakketnaam, niet iets als "Sub 1" of "Pakket zakelijk". Als Verhuisbedrijf ABC belt met een opdracht, weet iedereen meteen welk pakket ze moeten gebruiken.

Stel de volgende instellingen in:

Verwacht resultaat: Een pakket dat is ingericht voor nacalculatie, zonder offerte, met exclusieve BTW-tarieven.

Nu voeg je de tarievenlijst toe. Dit is het tarievenblad dat je met de opdrachtgever hebt afgesproken. Elke tariefafspraak wordt een factuurregel.

Per regel vul je in: - Omschrijving - Wat het is (bijv. "Verhuismedewerker") - Eenheid - Per uur, per dag, per kubieke meter, per kilometer - Tarief - Het afgesproken bedrag - Omzetgroep - Waar de omzet in de boekhouding terechtkomt

Een typische tarievenlijst voor subcontracting kan er zo uitzien:

Tip: Voer de hele tarievenlijst in, ook als je niet alle regels bij elke opdracht gebruikt. Dankzij de instelling "Regels met nul negeren" verdwijnen ongebruikte regels automatisch van de factuur-PDF. Je hoeft ze niet handmatig te verwijderen.

Sommige tarieven gelden per gewerkte dag. Als een opdracht meerdere dagen duurt, wil je dat die regels automatisch herhaald worden per dag. Dat doe je met de herhaalregel.

Als je meerdere dagen werkt aan een opdracht (bijv. maandag en dinsdag laden, woensdag lossen), herhaalt de factuurregel zich automatisch voor iedere gewerkte dag. Het systeem zet de datum erachter, zodat de opdrachtgever precies ziet welke kosten bij welke dag horen.

Voorbeeld op de factuur:

Let op: Als je geen herhaalregel gebruikt, kun je ook een totaal invullen. Bijvoorbeeld: 80 uur totaal in plaats van per dag uitsplitsen. Dat is een keuze die je per opdrachtgever maakt.

Heb je verschillende typen dienstverlening voor dezelfde opdrachtgever? Overweeg dan om meerdere pakketten aan te maken.

Voorbeeld:

Dit heeft twee voordelen: - Overzicht - Een lang pakket met alle regels erin wordt onoverzichtelijk - Rapportage - Je kunt per pakket de omzet inzien, waardoor je weet hoeveel omzet elk type dienstverlening genereert

Tip: Je kunt altijd nog van pakket wisselen in het dossier. Het is dus niet beperkend om te splitsen. Begin met de meest gebruikte opdrachtgever om te oefenen, en breid daarna uit.

Voordat je dossiers kunt aanmaken, moet de opdrachtgever als zakelijke klant in Bas staan.

Maak binnen de zakelijke klant een of meerdere contactpersonen aan. Denk aan: - Team Facturatie (met het e-mailadres van de factuurafdeling) - Verhuiscoordinator (de persoon die de opdrachten doorstuurt)

Tip: Bij subcontracting communiceer je niet met de eindconsument. Je hoeft de eindconsument dus niet als contactpersoon toe te voegen. Alle communicatie loopt via de opdrachtgever.

Bij subcontracting maak je een dossier aan zonder offertefase. De prijs is niet vooraf vastgesteld via een berekening, maar wordt achteraf bepaald op basis van nacalculatie.

Verwacht resultaat: Het dossier gaat direct naar de status "Klantakkoord" (er is immers geen offerte die geaccepteerd moet worden). Je kunt meteen door naar de planning.

Let op: Selecteer "Geen intake nodig". Een intake is bij subcontracting overbodig. De opdrachtgever levert de gegevens aan.

Dit is een stap die veel subcontractors overslaan, maar die essentieel is voor een georganiseerde werkwijze.

De opdrachtgever heeft een eigen referentie voor de opdracht. Dat kan een ordernummer zijn, de achternaam van de eindklant, of een projectcode. Als de opdrachtgever belt over "die export van meneer Jansen", moet je dat dossier direct kunnen vinden.

Als je op achternaam zoekt, krijg je te veel resultaten. "Jansen" levert tientallen hits op. Met een referentienummer vind je het dossier in een keer.

De referentie verschijnt achter het dossiernummer. Je kunt er later op zoeken via de zoekbalk.

Tip: Spreek met de opdrachtgever af welk referentieformat ze gebruiken. Vul dat consequent in. Zo kun je altijd snel het juiste dossier vinden, ook als je honderden lopende dossiers hebt.

Als er vooraf al specifieke afspraken zijn voor deze opdracht (afwijkende tarieven, bundelkortingen, of een vaste totaalprijs), leg je die direct vast in het dossier.

De standaardtarieven uit het pakket staan al ingevuld. Je past alleen aan wat afwijkt.

Tip: Als alles op nacalculatie gaat en er geen speciale afspraken zijn, hoef je hier niets te doen. De tarieven uit het pakket worden automatisch gebruikt.

Bij subcontracting krijgen je verhuizers normaal gesproken papieren werkinstructies mee die ze ophalen bij het depot van de opdrachtgever. Met Bas kun je die documenten digitaal delen.

Je medewerkers openen de medewerker-app en zien de opdracht. Bij de opdracht staan de gedeelde documenten. Ze kunnen alles inzien zonder fysiek bij het depot langs te hoeven.

Verwacht resultaat: Je verhuizers hebben alle werkinstructies digitaal bij zich. Geen papieren werkbonnen meer, geen omweg via het depot van de opdrachtgever.

Krijg je werkinstructies per e-mail? Je kunt e-mails met bijlagen koppelen aan een dossier:

De bijlagen uit de e-mail worden automatisch aan het dossier gekoppeld.

Op de dag van de verhuizing werken je medewerkers met de app. Ze hoeven niets te weten over tarieven of facturatie. Ze registreren alleen wat ze doen.

Verwacht resultaat: Het systeem registreert automatisch alle tijden, kilometers en gegevens die nodig zijn voor de nakalculatie.

Na het afronden van de klus maak je de factuur op. Omdat het pakket is ingesteld op nacalculatie, staan alle factuurregels klaar. Je hoeft alleen de werkelijke aantallen in te vullen.

Verwacht resultaat: Een factuur die automatisch op de juiste omzetgroep en grootboekrekening wordt geboekt. Bij een actieve boekhoudkoppeling (bijv. Yuki) gaat de factuur automatisch naar je boekhouding.

Hieronder de volledige workflow samengevat. Dit is de stroom die je bij elke subcontracting-opdracht doorloopt: