Bulk factureren en creditnota's
Dit artikel legt uit hoe je veel facturen tegelijk verstuurt, creditnota's aanmaakt en omgaat met speciale factuurscenario's.
Stap 1 - Wanneer gebruik je bulk factureren?
Bulk factureren is handig als je veel facturen tegelijk wilt aanmaken en versturen.
De meest voorkomende situaties:
Situatie | Toelichting |
Opslagfacturatie | Alle opslagklanten tegelijk factureren (maandelijks, per kwartaal) |
Periodieke facturatie | Regelmatige opdrachtgevers die op vaste momenten gefactureerd worden |
Eindeweek-facturatie | Alle klussen van de afgelopen week in een keer factureren |
Stap 2 - Bulk factureren stap voor stap
Ga naar het facturatie-overzicht. Filter op de facturen die je wilt versturen (bijvoorbeeld alle opslagfacturen van deze maand).
Controleer de conceptfacturen stuk voor stuk of steekproefsgewijs. Selecteer alle facturen die je wilt versturen. Klik op Bulk versturen. Het systeem verstuurt alle geselecteerde facturen tegelijk.
Let op: Controleer altijd de conceptfacturen voordat je ze in bulk verstuurt. Een fout in de configuratie (verkeerd tarief, verkeerde BTW, verkeerde omzetgroep) vermenigvuldigt zich als je niet oplet.
Tip: Bij de eerste keer bulk factureren: controleer de eerste 3-5 facturen handmatig. Vergelijk de bedragen, de BTW en de omzetgroep. Als die kloppen, kun je de rest met vertrouwen versturen.
Stap 3 - Wanneer maak je een creditnota aan?
Je maakt een creditnota aan als je een factuur wilt corrigeren die al verstuurd is.
De meest voorkomende situaties:
Situatie | Toelichting |
Fout op factuur | Verkeerd bedrag, verkeerde BTW, verkeerde klantgegevens |
Annulering | De klant annuleert de verhuizing nadat de factuur al is verstuurd |
Creditering opslag | De klant haalt zijn spullen eerder op dan de gefactureerde periode |
Korting achteraf | Je hebt met de klant een korting afgesproken na facturatie |
Stap 4 - Creditnota aanmaken
Ga naar de factuur in het dossier. Klik op Credit nota aanmaken. Het systeem maakt een negatieve factuur aan die de originele factuur corrigeert.
Controleer de credit nota: kloppen de bedragen, de BTW en de omschrijving? Verstuur de credit nota naar de klant.
Let op: De credit nota wordt ook automatisch doorgestuurd naar je boekhoudpakket (als de koppeling is ingesteld). Zo blijft je boekhouding correct.
Stap 5 - Nieuwe factuur na creditnota
Als je na de credit nota een nieuwe factuur wilt sturen (bijvoorbeeld met het gecorrigeerde bedrag):
Maak een nieuwe factuur aan op hetzelfde dossier. Pas de regels aan naar de juiste bedragen. Verstuur de nieuwe factuur.
De klant heeft dan drie documenten: de originele factuur, de credit nota en de nieuwe factuur. Per saldo betaalt de klant het juiste bedrag.
Tips
Controleer conceptfacturen altijd voor je ze in bulk verstuurt
Bij de eerste keer: steekproefsgewijs controleren
Creditnota's worden ook naar je boekhoudpakket gestuurd
Let op
Een fout in de configuratie vermenigvuldigt zich bij bulk factureren
Creditnota's corrigeren alleen de factuur, ze verwijderen hem niet
Na een creditnota kun je een nieuwe factuur aanmaken met het juiste bedrag
Volgende artikel: Livegang checklist