Tijdens de onboarding oefen je met testklanten, testoffertes en testfacturen. Dat is precies de bedoeling. Maar op een gegeven moment wil je met een schone lei beginnen: geen testdata meer, maar echte klanten en echte facturen. Dat moment is het schoonvegen.

Het schoonvegen is de overgang van oefenen naar echt werken. Het Bas-team verwijdert alle testdata uit je account, zodat je met dossiernummer 001 en factuurnummer 001 kunt beginnen. Je instellingen, templates en configuratie blijven intact.

Als je live gaat met testdata in je systeem, dan:

Het schoonvegen voorkomt deze problemen en geeft je een schone, professionele start.

Bij het schoonvegen verwijdert het Bas-team alle data die je tijdens het oefenen hebt aangemaakt:

Kort samengevat: alles wat je hebt "gedaan" in het systeem (klussen, offertes, facturen) wordt verwijderd. Alles wat je hebt "ingesteld" blijft staan.

Je configuratie en instellingen blijven volledig intact:

Je hoeft na het schoonvegen dus niet opnieuw je templates op te bouwen, je medewerkers in te voeren of je koppelingen in te stellen. Alles wat je hebt geconfigureerd, staat er nog.

Het schoonvegen vraag je aan bij het Bas-supportteam. Het juiste moment is wanneer je aan alle voorwaarden voldoet:

De typische volgorde is:

Let op: Je kunt het schoonvegen niet zelf uitvoeren. Het verwijderen van data is bewust beperkt in het systeem om ongelukken te voorkomen. Het Bas-team heeft hiervoor een speciale procedure die alles in een keer opschoont.

Loop de volgende onderdelen na en zorg dat ze definitief zijn:

Alles wat je na het schoonvegen nog wilt aanpassen, kun je gewoon aanpassen. Maar het is efficienter om dit vooraf te doen, zodat je na het schoonvegen direct kunt beginnen.

Stuur een bericht via de chatbubbel in Bas of via e-mail:

Na het schoonvegen staan al je voorraadstanden op nul. Dit is het moment om je actuele voorraad in te voeren:

Tip: Doe de voorraadtelling pas op de dag van het schoonvegen of de dag erna. Niet eerder, want dan klopt de telling niet meer als je tussendoor dozen hebt uitgegeven.

Na het schoonvegen controleer je of alles klopt:

Verwacht resultaat: Een schoon account met al je configuratie intact, klaar om je eerste echte klus aan te maken.

Een veelgemaakte fout is te vroeg willen schoonvegen. "Ik wil een schone start, dus laten we meteen beginnen." Maar het omgekeerde is waar: je moet juist zoveel mogelijk oefenen voordat je schoonveegt.

Tijdens het oefenen ontdek je dingen die je anders wilt:

Al die aanpassingen kun je probleemloos maken in de oefenperiode. Na de livegang kost het meer moeite, want je echte data staat er dan in.

Doorloop minimaal 5 tot 10 complete scenario's voordat je het schoonvegen aanvraagt. Een compleet scenario betekent:

Varieer daarbij in je scenario's:

Tip: Pak een echte werkdag en boots die volledig na in het systeem. Plan 4-5 klussen in, wijs medewerkers toe, handel alles af en maak facturen. Dan merk je precies waar het schuurt.

Een goede vuistregel: als je 70% van het systeem zelfstandig kunt bedienen (dossier, offerte, planning, factuur), ben je klaar voor het schoonvegen. Je hoeft niet alles perfect te kunnen. De laatste 30% leer je in de praktijk.

Na het schoonvegen begint alle nummering opnieuw:

Dit betekent dat je eerste echte offerte netjes nummer 001 krijgt, in plaats van nummer 047 omdat je 46 oefen offertes hebt gemaakt.

Volgende artikel: Openstaande offertes en lopende dossiers overzetten