Werkrooster instellen
Het werkrooster bepaalt wanneer een medewerker beschikbaar is in de planning. Als je het werkrooster niet instelt, verschijnt de medewerker op alle dagen in de planning - ook op zijn vrije dagen. Dat wil je niet.
Contracttypes in Bas
Voordat je het werkrooster instelt, is het goed om te weten welke contracttypes Bas kent. Het contracttype bepaalt hoe de medewerker in de planning verschijnt.
Contracttype | Wanneer kiezen | Voorbeeld |
Vaste uren | Medewerker met vast contract en vaste uren | Fulltime verhuizer, 40 uur per week |
Payroll / Inhuur | ZZP'ers die via collega-bedrijven werken, uitzendkrachten | Weaver-kracht, inhuur via ander verhuisbedrijf |
Variabelen | Nul-urencontract, oproepkrachten, tijdelijke krachten | Weekendoproepkracht, seizoensmedewerker |
Tip: Heb je een oproepkracht met een nul-urencontract? Voer deze in als variabel met nul uren. Zo verschijnt de medewerker niet standaard in de planning, maar kun je diegene wel handmatig inplannen wanneer nodig.
Stap 1 - Werkrooster openen
Ga naar HRM > Medewerkers en klik op een medewerker. Zoek het onderdeel Werkrooster.
Hover met je muis over het werkrooster-blok en klik op het potloodje. Je ziet nu een overzicht van de dagen van de week.
Stap 2 - Beschikbaarheid per dag instellen
Vul per dag in of de medewerker werkt, en zo ja, van hoe laat tot hoe laat.
Voorbeeld 1: Fulltime medewerker (40 uur)
Dag | Beschikbaar | Van | Tot |
Maandag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Dinsdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Woensdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Donderdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Vrijdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Zaterdag | Nee | -- | -- |
Zondag | Nee | -- | -- |
Voorbeeld 2: Parttime medewerker (32 uur, halve vrijdag)
Dag | Beschikbaar | Van | Tot |
Maandag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Dinsdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Woensdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Donderdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Vrijdag | Ja | 07:00 | 12:00 |
Zaterdag | Nee | -- | -- |
Zondag | Nee | -- | -- |
Voorbeeld 3: Parttime medewerker (24 uur, maandag-woensdag)
Dag | Beschikbaar | Van | Tot |
Maandag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Dinsdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Woensdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Donderdag | Nee | -- | -- |
Vrijdag | Nee | -- | -- |
Zaterdag | Nee | -- | -- |
Zondag | Nee | -- | -- |
Stap 3 - Even/oneven weken instellen (optioneel)
Werk je met medewerkers die afwisselend werken? Bijvoorbeeld de ene week vier dagen, de andere week vijf dagen? Dan gebruik je het werkroostertype even/oneven weken.
Hoe werkt even/oneven?
Het systeem bepaalt op basis van het weeknummer of het een even of oneven week is: - Even week (week 2, 4, 6, etc.): rooster A - Oneven week (week 1, 3, 5, etc.): rooster B
Voorbeeld: medewerker werkt om de week op vrijdag
Rooster even weken:
Dag | Beschikbaar | Van | Tot |
Maandag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Dinsdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Woensdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Donderdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Vrijdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Rooster oneven weken:
Dag | Beschikbaar | Van | Tot |
Maandag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Dinsdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Woensdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Donderdag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Vrijdag | Nee | -- | -- |
Stap 4 - Custom rooster instellen (optioneel)
Heb je een medewerker met een heel afwijkend rooster? Gebruik dan custom. Je kunt dan per week of per periode aangeven wanneer iemand beschikbaar is.
Dit is handig voor: - Medewerkers die elke maand een andere planning hebben - Medewerkers met wisselende diensten - Seizoensmedewerkers
Tip: Begin met standaard of even/oneven. Custom is alleen nodig voor complexe situaties. Te veel custom roosters maken je planning onoverzichtelijk.
Stap 5 - Opslaan en controleren
Klik op Opslaan. Het werkrooster is nu actief.
Controleer of het klopt door naar de Planning te gaan. Je ziet nu alleen de medewerkers die op die dag beschikbaar zijn volgens hun werkrooster.
Let op: Een werkrooster dat niet is ingevuld betekent dat het systeem denkt dat de medewerker elke dag beschikbaar is. Je krijgt dan een onoverzichtelijke planning. Neem de tijd om dit voor elke medewerker correct in te vullen.
Waarom is het werkrooster belangrijk?
Zonder werkrooster:
Medewerker verschijnt op alle dagen in de planning
Ook op vrije dagen, vakantiedagen, weekenden
Planning wordt onoverzichtelijk
Je kunt per ongeluk iemand inplannen op een vrije dag
Met werkrooster:
Medewerker verschijnt alleen op werkdagen
Planning is overzichtelijk
Je ziet direct wie er beschikbaar is
Je kunt niet per ongeluk iemand inplannen op een vrije dag
Tips
Vul het werkrooster altijd in. Zonder werkrooster verschijnt een medewerker op alle dagen in de planning, ook op vrije dagen. Dat maakt je planning onoverzichtelijk.
Begin simpel. Gebruik standaard roosters waar mogelijk. Even/oneven en custom zijn alleen nodig voor afwijkende situaties.
Controleer in de planning. Na het instellen van het rooster, check je in de planning of de medewerker op de juiste dagen verschijnt.
Pas aan bij wijzigingen. Als een medewerker parttime wordt of van rooster wisselt, vergeet dan niet het werkrooster aan te passen.
Let op
Werkrooster niet instellen zorgt ervoor dat de medewerker op verkeerde dagen in de planning verschijnt. Neem de tijd om dit per medewerker correct in te vullen.
Te complex beginnen met custom roosters maakt je planning onoverzichtelijk. Begin simpel en breid uit waar nodig.
Vergeten aan te passen bij contractwijziging. Als iemand van fulltime naar parttime gaat, moet het rooster mee.
Tijden verkeerd invoeren (bijv. 16:00 - 07:00 in plaats van 07:00 - 16:00) zorgt voor fouten in de planning.
Meer weten?
Invoeren medewerkers - Stap-voor-stap handleiding voor het aanmaken van medewerkers
Vaardigheden van medewerkers en hun rol in de planning - Uitleg per vaardigheid en de impact op de planning
Volgende stap: Inhuurkrachten en uitzendkrachten toevoegen - leer hoe je generieke en persoonlijke accounts aanmaakt voor flexkrachten.