Opslagstructuur begrijpen

(Alleen als je opslag aanbiedt)

Voordat je begint met het aanmaken van loodsen en opslag, is het belangrijk dat je begrijpt hoe opslag in Bas werkt. Alles bouwt op een structuur van drie niveaus. Als je dit goed snapt, wordt de rest een stuk makkelijker.

Stap 1 - De 3-niveau structuur

Opslag in Bas werkt met een hiërarchie van drie niveaus:

Niveau 1: LOODS  De fysieke locatie. Een gebouw, een hal, een magazijn.  |  |-- Niveau 2: OPSLAGLOCATIE (optioneel)  |     Een sectie binnen de loods. Denk aan: een rij, een gang, een vak.  |     |  |     |-- Niveau 3: OPSLAG (unit)  |           De individuele eenheid. Een container, een kist, een pallet.  |           Dit is het niveau waarop je klanten koppelt en factureert.

Wat is wat?

Niveau	Wat is het	Voorbeelden
Loods	Fysieke locatie	Loods Industrieweg, Magazijn Eindhoven
Opslaglocatie	Sectie binnen loods	Hal A, Rij 1, Gang 3, Vak 12
Opslag (unit)	Individuele eenheid	Container 001, Kist 301, Pallet A-1

Let op: Het middenniveau (opslaglocatie) is optioneel. Je kunt ook direct van loods naar units gaan. Dat is voor veel bedrijven voldoende.

Stap 2 - Eenvoudige structuur (zonder opslaglocaties)

Als je minder dan circa 50 containers hebt en je hoeft niet per gang of rij te tracken waar iets staat, gebruik je de eenvoudige structuur. Je slaat dan het middenniveau over.

Voorbeeld:

Loods Industrieweg (niveau 1)  |-- Container 001 (niveau 3 - unit)  |-- Container 002 (niveau 3 - unit)  |-- Container 003 (niveau 3 - unit)  |-- Kist 301 (niveau 3 - unit)  |-- Kist 302 (niveau 3 - unit)

Wanneer gebruik je dit?

Je hebt minder dan circa 50 containers of kisten
Je loods is overzichtelijk en je vindt alles makkelijk
Je hoeft niet te weten in welke gang of rij iets staat
Je wilt het simpel houden

Tip: Begin hier. De meeste bedrijven hebben deze structuur voldoende. Je kunt later altijd opslaglocaties toevoegen als je loods groter wordt.

Stap 3 - Complexe structuur (met opslaglocaties)

Als je meerdere loodsen hebt of binnen een loods wilt weten in welke rij of gang iets staat, gebruik je de complexe structuur. Je gebruikt dan alle drie de niveaus.

Voorbeeld:

Loods Eindhoven (niveau 1)  |-- Hal A (niveau 2 - opslaglocatie)  |     |-- Container 001 (niveau 3 - unit)  |     |-- Container 002 (niveau 3 - unit)  |     |-- Container 003 (niveau 3 - unit)  |  |-- Hal B (niveau 2 - opslaglocatie)  |     |-- Kist 301 (niveau 3 - unit)  |     |-- Kist 302 (niveau 3 - unit)  |  |-- Stelling Rij C (niveau 2 - opslaglocatie)        |-- Pallet C-1 (niveau 3 - unit)        |-- Pallet C-2 (niveau 3 - unit)

Wanneer gebruik je dit?

Je hebt meerdere loodsen (bijv. Eindhoven en Veldhoven)
Je wilt binnen een loods weten in welke rij, gang of verdieping iets staat
Je werkt met stellingen die per vak genummerd zijn
Je hebt een grote, complexe loods

Stap 4 - Simpel of complex: wat past bij jou?

Gebruik deze vuistregel:

Kies voor SIMPEL als:

Je minder dan 50 containers hebt
Je een loods hebt op een locatie
Je alles makkelijk kunt vinden zonder specifieke rijindeling
Je het overzichtelijk wilt houden

Kies voor COMPLEX als:

Je meerdere loodsen hebt
Je meer dan 50 units hebt
Je wilt weten in welke rij, gang of vak iets staat
Je met stellingen werkt die genummerd zijn

Tip: Bij twijfel: begin simpel. Je kunt later altijd uitbreiden. Maar als je begint met een te complexe structuur die je niet nodig hebt, maak je het jezelf onnodig moeilijk.

Stap 5 - Waar koppel je klanten aan?

Dit is een belangrijk principe: je koppelt klanten altijd aan niveau 3: de unit.

Niveau	Koppel je klanten hier?	Waarom
Loods	Nee	Dit is de fysieke locatie
Opslaglocatie	Nee	Dit is een sectie binnen de loods
Unit	Ja	Dit is de daadwerkelijke opslagruimte

Een klant huurt nooit "de loods" of "Hal A". Een klant huurt "Container 001" of "Kist 301". Daar koppel je het dossier aan en dat factureer je.

Voorbeelden per bedrijfsgrootte

Klein bedrijf (1 loods, 20 containers)

Structuur: Simpel (loods + units)

Loods Industrieweg  |-- Container 1 t/m 20  |-- Kist 1 t/m 10

Middelgroot bedrijf (1 loods, 80 containers, met rijen)

Structuur: Complex (loods + opslaglocaties + units)

Loods Eindhoven  |-- Rij A: Container 1 t/m 20  |-- Rij B: Container 21 t/m 40  |-- Rij C: Kist 1 t/m 20

Groot bedrijf (2 loodsen, 200+ containers)

Structuur: Complex (loods + opslaglocaties + units)

Loods Eindhoven  |-- Hal A: Container 1 t/m 50  |-- Hal B: Container 51 t/m 100Loods Veldhoven  |-- Rij 1: Container 101 t/m 150  |-- Rij 2: Pallet P-01 t/m P-50

Tips

Bepaal je structuur op papier voordat je begint. Een schone structuur in het systeem begint met een schone structuur op papier. Neem hier 15 minuten de tijd voor.
Begin simpel. Heb je minder dan 50 containers? Dan heb je waarschijnlijk geen opslaglocaties nodig. Loods + units is voldoende.
Je kunt later altijd uitbreiden. Start met een simpele structuur en voeg opslaglocaties toe als je loods groter wordt.
Koppel klanten aan units, niet aan loodsen. Een klant huurt een container, niet een loods.

Let op

Locatiestructuur te complex maken. Als je begint met Loods > Hal > Rij > Vak > Verdieping > Unit terwijl je maar 30 containers hebt, maak je het onnodig ingewikkeld. Je kunt later altijd uitbreiden.
Klanten aan de verkeerde niveaus koppelen. Koppel klanten altijd aan units (niveau 3), niet aan loodsen of opslaglocaties.
Geen structuur bepalen vooraf. Als je begint met invoeren zonder plan, krijg je rommel. Bepaal eerst je structuur op papier.

Meer weten?

Introductie opslag - Overzicht van de opslagmodule en wat je ermee kunt
Beheer je loodsen - Loodsen aanmaken, bewerken en uitschakelen
Beheer je opslaglocaties - Opslaglocaties aanmaken en in bulk toevoegen

Volgende stap: Loods aanmaken - maak je eerste loods aan met adres en vierkante meters.