Teamleden beheren

Nu je de 8 standaard teams kent, is het tijd om medewerkers aan teams toe te voegen. Dit is de kern van deze stap: de juiste medewerkers aan de juiste teams koppelen. Zo ziet iedereen alleen de taken die bij zijn of haar functie horen.

Daarnaast regel je hier de backup: wat gebeurt er als iemand ziek is of op vakantie? Met de juiste teamsamenstelling blijven taken altijd zichtbaar en kan een collega ze overnemen.

Stap 1 - Teamleden toevoegen

Nu ga je de medewerkers daadwerkelijk aan teams koppelen. Dit doe je als volgt:

Ga naar HRM > Teams voor taken
Klik op het team waaraan je iemand wilt toevoegen (bijv. Planning)
In het rechterscherm verschijnen de teamdetails
Klik op Teamlid toevoegen
Alle medewerkers met een backoffice-vaardigheid (administratie of planner) verschijnen in de lijst
Sleep de gewenste medewerker naar het team, of klik om toe te voegen
Herhaal voor alle medewerkers die in dit team horen

Doe dit voor alle 8 teams.

Let op: Alleen medewerkers met de vaardigheid Administratie of Planner verschijnen in de lijst. Verhuizers en voormannen (die alleen de app gebruiken) hoef je niet aan backoffice-teams toe te voegen. Zij hebben geen toegang tot de backoffice en zien de takenlijst niet.

Stap 2 - Meerdere personen per team (backup!)

Zorg dat elk team minimaal twee personen bevat. Dit is cruciaal voor de continuiteit van je bedrijf.

Waarom meerdere personen per team?

Als Barbara de enige is in het team Facturatie en ze wordt ziek, dan ziet niemand de facturatietaken. Facturen worden niet verstuurd, herinneringen gaan niet uit, en je cashflow stokt.

Door een tweede persoon aan het team toe te voegen, is er altijd iemand die de taken kan oppakken.

Hoe werkt het bij ziekte?

Scenario 1: Collega is ziek

Iedereen in hetzelfde team ziet dezelfde taken. Als Barbara ziek is, ziet Sandra (die ook in team Facturatie zit) automatisch alle openstaande taken. Ze kan ze direct oppakken.

Scenario 2: Collega is op vakantie

Je hebt twee opties:

Optie A: De andere teamleden pakken de taken op. Omdat ze in hetzelfde team zitten, zien ze alles automatisch.
Optie B: Wijs taken tijdelijk toe aan een specifieke collega. Dit doe je via het startscherm door te filteren op de taken van de afwezige collega. Je kunt bij het startscherm altijd switchen van team of medewerker zodat je dit kunt overnemen.

Scenario 3: Drukte

Als er veel taken open staan, worden ze verdeeld over alle teamleden. Iedereen in het team ziet de openstaande taken en kan ze oppakken. Zo voorkom je dat een persoon overbelast raakt terwijl een collega niets te doen heeft.

Stap 3 - Taken delegeren of overnemen

In de dagelijkse praktijk komt het voor dat je taken van een collega moet overnemen. Bas biedt hiervoor een eenvoudige werkwijze.

Taken van een collega bekijken

Ga naar het startscherm
Gebruik het filter: "Laat taken van [collega] zien"
Je ziet nu alle openstaande taken van die collega
Pak de taken over die je wilt afhandelen

Taken tijdelijk toewijzen

Als een collega langere tijd afwezig is (vakantie, ziekte), kun je: - De collega tijdelijk uit een team halen en een vervanger toevoegen - Of de taken via het startscherm overnemen zonder de teamsamenstelling te wijzigen

Tip: Bespreek bij langere afwezigheid van tevoren wie welke taken overneemt. Een korte overdracht van 5 minuten voorkomt dat taken blijven liggen.

Voorbeeld: compleet teamoverzicht

Hieronder een voorbeeld van een volledig ingevuld teamoverzicht:

Team	Teamleden	Aantal taken (actief)
Algemeen	Robert, Mark	3
Verkoop	Petra, Robert	4
Planning	Mark, Dennis	5
Facturatie	Barbara, Sandra	6
Garantiecertificaten	Petra, Barbara	3
Boekhoudkoppeling	Barbara	2
Schade	Sandra, Robert	4
HRM	Sandra, Barbara	3

Let op: Barbara zit in vier teams. Dat is geen probleem. Ze ziet in haar takenlijst alle taken van die vier teams. Omdat de taken duidelijk gelabeld zijn, weet ze precies wat bij welk werkgebied hoort.

Tips

Zorg voor minimaal twee personen per team. Zonder backup bij ziekte of vakantie blijven taken liggen. Dat kost je geld en klanttevredenheid.
Maak een rolverdeling op papier. Schrijf per medewerker op: wie doet wat? Dat maakt het toewijzen aan teams veel makkelijker en voorkomt discussies achteraf.
Test de opvolging. Maak na het instellen een testdossier aan en controleer of de juiste taken bij de juiste personen verschijnen. Zo weet je zeker dat de teams correct zijn ingesteld.
Pas aan op basis van feedback. Begin met een eerste indeling en vraag na een week aan je team: zien jullie de juiste taken? Pas aan waar nodig.

Let op

Geen backup per team is een risico. Als de enige persoon in een team ziek wordt, ziet niemand de taken. Voeg altijd minimaal twee personen toe per team.
Niet alle taken aan een persoon. Als een medewerker in alle 8 teams zit, heeft diegene geen focus meer. Verdeel de verantwoordelijkheid over meerdere mensen.
Niet vergeten back-up personen toe te voegen. Dit is de meest voorkomende fout: teams met maar een persoon. Voeg altijd een tweede persoon toe, ook als die persoon het maar af en toe doet.

Meer weten?

Invoeren teams (voor taken) - Teams aanmaken en samenstellen
Taken op de startpagina instellen - Taken indelen en filteren op het startscherm
Alles over taken - Volledig overzicht van het takensysteem

Volgende stap: Taken begrijpen - bekijk welke standaard taken Bas kent en welke je nodig hebt.