Taken begrijpen

Het takensysteem in Bas is de motor achter je dagelijkse workflow. Elke actie die je moet ondernemen - van een offerte versturen tot een schademelding afhandelen - verschijnt als taak op je startpagina.

Bas kent ruim 40 standaardtaken. In dit artikel bekijk je welke taken er zijn en wat ze doen. In het volgende artikel stel je in welke taken actief zijn en welk team ze ziet.

Waarom dit belangrijk is

Een verhuisbedrijf met 5 vrachtwagens, 15 medewerkers en een volle planning genereert al snel honderden taken per week. Als je alle 40+ taken aanzet, loopt het aantal snel op.

Let op: De vuistregel is: minder is meer. Begin met de taken die echt bij je werkproces passen en schakel de rest uit. Te veel taken leidt ertoe dat het team de takenlijst negeert en teruggaat naar papieren lijstjes.

Planning taken

Taak	Wat doet het	Aanbeveling
Verhuizing inplannen	Herinnering om de verhuizing in te plannen	Aan
Klant benaderen voor taxatie	Herinnering om de klant te benaderen voor een taxatieafspraak	Aan
Dozenlevering plannen	Herinnering om dozenrit te plannen	Aan
Dozen ophalen plannen	Herinnering om dozen op te halen na de verhuizing	Aan
Medewerkers inplannen op klus	Genereert een taak per klus om medewerkers in te plannen	Optioneel
Materiaal inplannen op klus	Genereert een taak per klus om materiaal in te plannen	Optioneel
Opslag reserveren voor project	Herinnering om opslag te reserveren	Aan (als je opslag aanbiedt)
Vergunningen aanvragen	Herinnering om vergunningen (parkeervergunning etc.) aan te vragen	Aan
Borden plaatsen	Herinnering om borden/bewegwijzering te plaatsen	Optioneel
Medewerker afwezig maar gepland op klus	Waarschuwing dat een geplande medewerker afwezig is	Aan
Materiaal afwezig maar gepland op klus	Waarschuwing dat gepland materiaal niet beschikbaar is	Aan

Verkoop taken

Taak	Wat doet het	Aanbeveling
Offerte versturen	Herinnering om de offerte te versturen	Aan
Offerte verlopen	Herinnering dat de offerte is verlopen zonder reactie	Aan
Offerte afgewezen	Melding dat de klant de offerte heeft afgewezen	Optioneel
Offerte versturen mislukt	Foutmelding: het versturen van de offerte is mislukt	Aan
Nieuwe lead kon niet worden aangemaakt	Foutmelding bij het automatisch aanmaken van een lead	Aan

Facturatie taken

Taak	Wat doet het	Aanbeveling
Factuur versturen	Herinnering om de factuur te versturen	Aan
Factuur afmaken	Herinnering om een conceptfactuur af te ronden	Aan
Aanbetaling factuur versturen	Herinnering om de aanbetalingsfactuur te versturen	Aan
Eindfactuur versturen	Herinnering om de eindfactuur te versturen	Aan
Factuur versturen na opslaginslag	Herinnering om factuur te versturen na inslag van opslag	Aan (als je opslag aanbiedt)
Factuur verlopen	Melding dat een factuur onbetaald is verlopen	Aan
Factuur versturen mislukt	Foutmelding: het versturen van de factuur is mislukt	Aan
Peppol factuur versturen mislukt	Foutmelding: Peppol e-facturatie is mislukt	Aan (als je Peppol gebruikt)

Schade taken

Taak	Wat doet het	Aanbeveling
Schade afhandelen	Herinnering om schade op te volgen met de klant	Aan

Garantiecertificaat taken

Taak	Wat doet het	Aanbeveling
Verhuiscertificaat aanvragen	Herinnering om certificaat aan te vragen bij Schouten Zekerheid	Aan (alleen als je erkend verhuizer bent)
Certificaat niet gesynchroniseerd	Foutmelding: certificaat is niet goed gesynchroniseerd	Aan (alleen bij Schouten Zekerheid)

Deze taken zijn alleen relevant als je een erkend verhuizer bent en werkt met Schouten Zekerheid. Zo niet, dan zet je deze taken uit.

HRM taken

Taak	Wat doet het	Aanbeveling
Certificaat medewerker verloopt	Melding dat Code 95, VCA of ander certificaat bijna verloopt	Optioneel
Medewerker heeft uren niet ingevuld	Melding dat een medewerker zijn uren niet heeft geregistreerd	Optioneel
Medewerker gaat overuren maken	Waarschuwing dat een medewerker overuren gaat draaien	Optioneel
Medewerker heeft verlof maar is ingepland	Waarschuwing dat een medewerker met verlof toch is ingepland	Aan
Medewerker ziek gemeld	Melding dat een medewerker zich ziek heeft gemeld	Optioneel
Medewerker ziek maar is ingepland	Waarschuwing dat een zieke medewerker is ingepland	Aan
Medewerker heeft declaratie ingediend	Melding dat er een declaratie klaarstaat ter beoordeling	Optioneel
Medewerker heeft verlofaanvraag ingediend	Melding dat er een verlofaanvraag klaarstaat ter beoordeling	Optioneel

Tip: HRM-taken hoef je niet meteen in te stellen. De meeste bedrijven pakken HRM pas op na minimaal een maand live draaien. De waarschuwingstaken (verlof/ziek maar ingepland) zijn wel direct handig.

Boekhoudkoppeling taken

Taak	Wat doet het	Aanbeveling
Factuur niet gesynchroniseerd	Melding als factuur niet is gesynchroniseerd met boekhoudpakket	Aan (als je boekhoudkoppeling hebt)
Probleem met synchronisatie externe medewerker	Foutmelding bij synchronisatie van een externe medewerker	Aan (als je boekhoudkoppeling hebt)

Overige taken

Taak	Wat doet het	Aanbeveling
Klus niet afgerond	Melding dat een klus niet is afgerond in de app	Aan
Project afronden	Herinnering om het project/dossier af te ronden	Aan
E-mail versturen mislukt	Foutmelding: een e-mail kon niet worden verstuurd	Aan
Materiaal moet gekeurd worden	Herinnering dat materiaal aan keuring toe is	Optioneel
Voorraad bijna op	Melding dat een voorraaditem (bijv. dozen) bijna op is	Optioneel

Belangrijk: taken zijn herinneringen, geen automatische acties

Het systeem verstuurt nooit automatisch een offerte of factuur op basis van een taak. Taken zijn herinneringen die je vertellen dat er iets moet gebeuren. De actie zelf - het versturen van een offerte, het aanmaken van een factuur - doe je altijd handmatig. Dit is een bewuste keuze: je houdt altijd controle over wat er naar je klanten gaat.

Tips

Begin met de basistaken. Zet alleen taken aan die je echt nodig hebt. Minder is meer.
Foutmeldingen altijd aan. Taken als "Factuur versturen mislukt" en "E-mail versturen mislukt" wil je altijd zien. Zonder deze meldingen mis je problemen.
Waarschuwingstaken zijn waardevol. Taken als "Medewerker ziek maar ingepland" voorkomen planningsfouten.
HRM komt later. Verlof, ziekte en declaraties zijn een apart project. Activeer deze taken pas als de basisfuncties (verkoop, planning, facturatie) stabiel draaien.

Let op

Te veel taken aanzetten levert een onwerkbare takenlijst op. Bij een druk bedrijf met 10+ dossiers per week kan dit snel oplopen. Begin met de basistaken en breid uit als het stabiel draait.
Foutmeldingen uitzetten is riskant. Als een factuur niet wordt verstuurd of een e-mail mislukt, wil je dat weten. Laat foutmeldingstaken altijd aanstaan.

Meer weten?

Invoer taken - Taken activeren en koppelen aan teams
Taken: stel de timing van taken in - Wanneer taken automatisch worden aangemaakt
Alles over taken - Volledig overzicht van het takensysteem

Volgende stap: Taken configureren - schakel taken in of uit, koppel ze aan teams en stel prioriteiten in.