Nu je weet welke taken er zijn, is het tijd om ze te configureren. Je schakelt taken in of uit, koppelt ze aan teams en stelt prioriteiten in. Het doel: een overzichtelijke takenlijst die je team precies vertelt wat er moet gebeuren. Niet te veel, niet te weinig.

Ga naar Instellingen > Werkwijze > Taken. Je ziet een overzicht van alle beschikbare taken, gegroepeerd per categorie.

Elke taak heeft: - Een naam die beschrijft wat er moet gebeuren - Een status (aan of uit) - Een teamkoppeling (welk team deze taak ziet) - Een prioriteit (laag, normaal of hoog)

Voor elke taak die je niet wilt gebruiken:

Een uitgeschakelde taak genereert geen meldingen meer en verschijnt niet meer op de startpagina van je team.

Voor elke taak die je wilt activeren:

Een ingeschakelde taak verschijnt automatisch op de startpagina van de teamleden die aan het gekoppelde team zijn toegewezen.

Dit is de stap die ervoor zorgt dat de juiste mensen de juiste taken zien. In plaats van dat iedereen alles ziet, wijs je elke taak toe aan het team dat verantwoordelijk is.

Bij het inschakelen van een taak kies je direct het team dat deze taak ziet:

Voorbeeld toewijzing:

Tip: Voeg altijd minimaal twee personen toe per team. Als iemand ziek is of op vakantie, kan de ander de taken overnemen. Je kunt op de startpagina filteren op taken van een collega en ze overnemen.

Elke taak kan een prioriteit krijgen: laag, normaal of hoog. De prioriteit bepaalt hoe de taak wordt weergegeven op de startpagina.

Aanbevolen prioriteiten:

Tip: Zet de taak "E-mail komt niet aan" op hoge prioriteit. Als een klant je mails niet ontvangt (bijvoorbeeld doordat het e-mailadres fout is of de mail in de spam belandt), merk je dat pas als het te laat is. Een offerte die niet aankomt is een verloren lead.

Stel de prioriteit in via het dropdown-menu naast de teamkoppeling.

Elke taak heeft een termijn: het aantal dagen voor (of na) een gebeurtenis waarop de taak verschijnt. Dit bepaalt wanneer je team een herinnering krijgt.

Aanbevolen termijnen:

Tip: De termijn voor dozen leveren hangt af van je werkwijze. Sommige bedrijven leveren dozen 3 weken van tevoren, andere pas 2 weken. Stem dit af op je eigen proces.

Als een taak wordt getriggerd door het systeem (bijvoorbeeld een nieuwe offerte komt binnen), gebeurt het volgende:

Als een collega ziek is of op vakantie:

Dit werkt alleen als er meerdere personen in een team zitten. Daarom is het belangrijk om altijd een back-up aan te wijzen per team.

Hieronder een voorbeeld van hoe een gemiddeld verhuisbedrijf de taken configureert:

Dit geeft een overzichtelijke startpagina waar elk teamlid direct ziet wat er moet gebeuren.

Volgende stap: Mollie koppelen - koppel Mollie zodat klanten facturen direct online kunnen betalen via iDeal.