Naar de hoofdinhoud

Peppol e-facturatie

Verstuur facturen automatisch via het Peppol-netwerk. Zoek klanten op in de directory, haal bedrijfsgegevens op en schakel over op e-facturatie vanuit Bas.

Meer dan 3 weken geleden bijgewerkt

Peppol e-facturatie

Peppol is een Europees netwerk voor het elektronisch versturen en ontvangen van facturen. In plaats van een PDF per e-mail te sturen, gaat de factuur via een beveiligd netwerk rechtstreeks naar het boekhoudsysteem van je klant. Geen bijlages, geen handmatige invoer, geen fouten bij ontvangst.

Wat Peppol doet in Bas: - Facturen versturen via het Peppol-netwerk in plaats van per e-mail - Klantgegevens ophalen uit de Peppol-directory (naam, adres, BTW-nummer) - Automatisch controleren of een zakelijke klant in het Peppol-netwerk staat - Terugvallen op PDF als een klant nog niet op Peppol is aangesloten

Let op: In Belgie is Peppol sinds 2026 verplicht voor alle zakelijke facturen. In Nederland wordt de verplichting verwacht rond 2030. Je kunt nu alvast beginnen met de klanten die al zijn aangesloten.

Waarom Peppol?

Zonder Peppol

Met Peppol

Verzending

PDF per e-mail

Automatisch via beveiligd netwerk

Ontvangst

Klant voert factuur handmatig in

Factuur komt direct in boekhoudsysteem

Fouten

Typefouten bij overtypen

Geen handmatige invoer nodig

Status

Geen bevestiging van ontvangst

Zichtbaar of factuur is aangekomen

Huidige stand van zaken

  • Belgie: Peppol is verplicht voor alle zakelijke facturen (sinds 2026)

  • Nederland: Ongeveer 68.815 bedrijven zijn aangesloten op Peppol (circa 3% van alle bedrijven)

  • Toekomst: In 2030 wordt Peppol ook in Nederland verplicht voor alle zakelijke facturen

Niet elke klant staat al in het Peppol-netwerk. Dat is geen probleem: Bas verstuurt in dat geval gewoon een PDF-factuur. Je hoeft nooit een klant te dwingen om zich aan te melden.

Stap 1 - Peppol activeren

  1. Ga naar Instellingen > Werkwijze > Koppelingen

  2. Zoek Peppol en klik op Koppelen

  3. Voer de gevraagde bedrijfsgegevens in (waaronder je KvK- en BTW-nummer)

  4. Klik op Opslaan

Tip: Activeer Peppol bij voorkeur samen met je onboarding-specialist. Die kan direct controleren of je bedrijfsgegevens correct zijn ingevuld en of de eerste synchronisatie goed verloopt.

Stap 2 - Klant opzoeken in de Peppol-directory

Wanneer je een nieuwe zakelijke klant aanmaakt, kun je controleren of deze al in het Peppol-netwerk staat. Als de klant gevonden wordt, haalt Bas automatisch de gegevens op.

  1. Start het aanmaken van een nieuw dossier of een nieuwe klant

  2. Kies bij klanttype voor Zakelijk

  3. Bas biedt aan om te zoeken in de Peppol-directory

  4. Voer de bedrijfsnaam in en klik op Zoeken

  5. Selecteer het juiste resultaat uit de lijst

Verwacht resultaat: De volgende gegevens worden automatisch ingevuld:

Gegeven

Wat er wordt opgehaald

Bedrijfsnaam

De officiele geregistreerde naam

Adres

Het volledige factuuradres

BTW-nummer

Het gevalideerde BTW-nummer

De klant wordt direct aan het Peppol-netwerk gekoppeld. Bij de eerstvolgende factuur wordt deze automatisch via Peppol verstuurd.

Tip: Door de Peppol-directory te gebruiken bij het aanmaken van klanten heb je direct een gevalideerd BTW-nummer en correct factuuradres. Dat scheelt later correcties.

Stap 3 - Factuur versturen via Peppol

Het versturen zelf werkt precies hetzelfde als normaal. Bas bepaalt automatisch of een factuur via Peppol of als PDF wordt verstuurd.

  1. Maak een factuur aan op de gebruikelijke manier

  2. Klik op Versturen (of rond de factuur af via je standaard werkwijze)

  3. Bas controleert automatisch of de klant in het Peppol-netwerk staat

  4. Klant staat in Peppol: factuur wordt via het Peppol-netwerk verstuurd

  5. Klant staat niet in Peppol: factuur wordt als PDF per e-mail verstuurd

Verwacht resultaat: De factuur verschijnt in het Peppol-overzicht met de status "Verstuurd" of "Afgeleverd".

Let op: Facturen worden meerdere keren per dag gesynchroniseerd met het Peppol-netwerk. Het kan even duren voordat een verstuurde factuur de status "Afgeleverd" krijgt. Dit is normaal.

Stap 4 - Peppol-activiteiten bekijken

Je kunt de status van al je Peppol-facturen volgen in het activiteitenoverzicht.

  1. Ga naar de Peppol-koppeling in je instellingen

  2. Open het Activiteitenoverzicht

  3. Bekijk per factuur de status: verstuurd, afgeleverd of mislukt

  4. Filter op Geslaagd of Niet geslaagd om snel problemen te vinden

  5. Bij een mislukte verzending: klik op Opnieuw proberen

Verwacht resultaat: Een overzicht van alle Peppol-facturen met hun huidige status. Mislukte verzendingen kun je direct opnieuw proberen.

Bestaande klanten koppelen aan Peppol

Niet alleen nieuwe klanten kun je opzoeken. Ook bestaande zakelijke klanten die al in je systeem staan, worden automatisch gecontroleerd.

  • Bij het versturen van een factuur aan een zakelijke klant die nog niet aan Peppol is gekoppeld, geeft Bas een melding

  • Je kunt de klant op dat moment alsnog opzoeken in de directory en koppelen

  • Zo vang je ook oudere klanten op die inmiddels wel in het Peppol-netwerk zijn geregistreerd

Tip: Je hoeft niet al je klanten handmatig door te lopen. Bas controleert bij iedere factuur automatisch of de klant inmiddels in Peppol staat. Bestaande klanten worden zo vanzelf opgepikt.

Belgische klanten

Voor Belgische verhuisbedrijven gelden aanvullende regels:

Vereiste

Toelichting

Peppol verplicht

Alle zakelijke facturen moeten via Peppol worden verstuurd

BTW-nummer verplicht

Het BTW-nummer van de klant moet op elke zakelijke factuur staan

Fallback

Als een Belgische klant nog niet in Peppol staat, moet je alsnog een PDF versturen. Dit komt voor bij kleine bedrijven die zich nog niet hebben geregistreerd

Let op: Zorg dat het BTW-nummer van je Belgische klanten altijd is ingevuld. Zonder BTW-nummer op de factuur voldoe je niet aan de Belgische wetgeving. De Peppol-directory vult dit automatisch in als je de klant daar opzoekt.

Tips

  • Activeer Peppol al tijdens de onboarding. Ook als je nog weinig klanten hebt die op Peppol zijn aangesloten, is het slim om de koppeling alvast in te richten. Zo ben je voorbereid op de toekomst en pik je nu al de klanten op die wel zijn aangesloten.

  • Gebruik de Peppol-directory bij elke nieuwe zakelijke klant. Je krijgt direct gevalideerde bedrijfsgegevens, het juiste factuuradres en een correct BTW-nummer. Dat bespaart later correcties en retourzendingen.

  • Controleer het activiteitenoverzicht regelmatig. Vooral in het begin is het goed om te checken of facturen succesvol aankomen. Mislukte verzendingen kun je direct opnieuw versturen.

  • Belgische klanten: vul altijd het BTW-nummer in. Dit is wettelijk verplicht en noodzakelijk voor een succesvolle Peppol-verzending.

Let op

  • Niet alle klanten staan in Peppol. In Nederland is pas circa 3% van de bedrijven aangesloten. Bas verstuurt automatisch een PDF als fallback, maar controleer bij belangrijke klanten of de factuur is aangekomen.

  • Synchronisatie is niet realtime. Facturen worden meerdere keren per dag gesynchroniseerd met het Peppol-netwerk. Direct na het versturen kan de status nog op "In verwerking" staan. Geef het even de tijd.

  • Belgische verplichting geldt nu al. Als je Belgische zakelijke klanten factureert, is Peppol geen optie maar een verplichting. Zorg dat de koppeling actief is voordat je je eerste Belgische factuur verstuurt.

  • Een klant niet gevonden in de directory? Dat betekent dat de klant zichzelf niet heeft aangemeld bij Peppol. Je kunt een klant niet dwingen om zich te registreren. Verstuur in dat geval een PDF-factuur.

Meer weten?

Volgende stap: E-mails koppelen aan dossiers - forward e-mails naar Bas en koppel ze aan het juiste dossier.

Was dit een antwoord op uw vraag?