Factuurreferenties bij opslag: splitsen en bundelen
Met factuurreferenties bepaal je hoe opslagfacturen worden gegroepeerd. Je kunt facturen splitsen (aparte facturen per referentie) of bundelen (meerdere opslagen op een factuur). Dit is vooral nuttig voor zakelijke klanten met meerdere opslaglocaties of projecten onder een debiteur.
Wat is een factuurreferentie?
De factuurreferentie is een vrij tekstveld bij een opslagdossier. Het systeem gebruikt dit veld om te bepalen welke opslagfacturen samen op een factuur komen en welke apart worden gefactureerd.
Situatie | Factuurreferentie | Resultaat |
Leeg gelaten | Geen referentie | Standaard verzamelfactuur |
Zelfde referentie bij meerdere opslagen | Bijv. "Hoofdkantoor" | Gebundeld op een factuur |
Verschillende referenties bij dezelfde debiteur | Bijv. "Locatie A" en "Locatie B" | Aparte factuur per referentie |
Let op: De factuurreferentie is NIET bedoeld voor periodenummering. Het systeem plaatst automatisch de juiste facturatieperiode op de factuur. Je hoeft daar geen referentie voor te gebruiken.
Activering aanvragen
Factuursplitsing op basis van referenties is niet standaard beschikbaar. Bas Software moet deze functie eenmalig voor je activeren.
Neem contact op met Bas support via de chat of e-mail.
Vraag aan om factuursplitsing op basis van factuurreferenties te activeren.
Bas Software activeert de functie voor je omgeving.
Verwacht resultaat: Na activering kun je bij opslagdossiers het veld factuurreferentie gebruiken om facturen te splitsen of bundelen.
Facturen splitsen met verschillende referenties
Splitsen gebruik je wanneer een debiteur aparte facturen wil ontvangen per locatie, project of afdeling. Je vult bij elk opslagdossier een unieke referentie in. Het systeem maakt dan per referentie een aparte factuur aan, allemaal gericht aan dezelfde debiteur.
Voorbeeld: woningcorporatie met meerdere woningen
Een woningcorporatie slaat inboedels op van verschillende adressen. Alle facturen gaan naar dezelfde debiteur (de woningcorporatie), maar de corporatie wil per woning een aparte factuur voor hun eigen boekhouding.
Maak per woning een opslagdossier aan met de woningcorporatie als debiteur.
Vul bij elk dossier een unieke factuurreferentie in, bijvoorbeeld het adres van de woning.
Het systeem genereert per referentie een aparte conceptfactuur.
Dossier | Debiteur | Factuurreferentie | Factuur |
Opslag inboedel A | Woningcorporatie Ons Huis | Kerkstraat 12 | Factuur 1 |
Opslag inboedel B | Woningcorporatie Ons Huis | Dorpsplein 8 | Factuur 2 |
Opslag inboedel C | Woningcorporatie Ons Huis | Lindelaan 45 | Factuur 3 |
Verwacht resultaat: Drie aparte facturen, elk met de eigen referentie, allemaal gericht aan dezelfde debiteur.
Facturen bundelen met identieke referenties
Bundelen gebruik je wanneer meerdere opslagen bij dezelfde debiteur op een gezamenlijke factuur moeten staan. Je vult bij alle betreffende dossiers dezelfde referentie in.
Open de opslagdossiers die je wilt bundelen.
Vul bij elk dossier dezelfde factuurreferentie in, bijvoorbeeld "Projectnaam" of "Afdeling X".
Bij de volgende facturatieronde bundelt het systeem alle opslagen met dezelfde referentie op een factuur.
Verwacht resultaat: Een enkele factuur met alle opslagregels die dezelfde referentie delen.
Tip: Bundeling werkt alleen binnen dezelfde debiteur. Opslagen van verschillende debiteuren met dezelfde referentie worden niet gebundeld.
Splitsen en bundelen combineren
Je kunt splitsen en bundelen combineren bij dezelfde debiteur. Opslagen met dezelfde referentie worden gebundeld, opslagen met een afwijkende referentie worden apart gefactureerd.
Voorbeeld: drie opslagen, twee referenties
Dossier | Debiteur | Factuurreferentie | Factuur |
Opslag unit 1 | Klant X | Project Noord | Factuur 1 (gebundeld) |
Opslag unit 2 | Klant X | Project Noord | Factuur 1 (gebundeld) |
Opslag unit 3 | Klant X | Project Zuid | Factuur 2 (apart) |
Verwacht resultaat: Twee facturen. Unit 1 en 2 staan samen op factuur 1. Unit 3 staat op een aparte factuur 2.
Geen referentie ingevuld
Als je geen factuurreferentie invult, wordt er een standaard verzamelfactuur aangemaakt. Alle opslagen van dezelfde debiteur zonder referentie komen dan samen op een factuur.
Voor particuliere klanten met een enkele opslagunit is dit meestal voldoende. Je hoeft dan niets in te vullen bij de factuurreferentie.
Wanneer gebruik je factuurreferenties?
Factuurreferenties zijn vooral nuttig voor zakelijke opslagklanten met complexe facturatiewensen.
Situatie | Factuurreferentie nodig? |
Particulier, een opslagunit | Nee |
Particulier, meerdere units | Nee (tenzij aparte facturen gewenst) |
Woningcorporatie, meerdere woningen | Ja - per woning een unieke referentie |
Bedrijf met meerdere afdelingen | Ja - per afdeling een referentie |
Bedrijf met meerdere projecten | Ja - per project een referentie |
Verzekeringsmaatschappij met schadedossiers | Ja - per dossiernummer een referentie |
Tips
Gebruik een herkenbare referentie die je klant ook terugziet op de factuur, zoals een adres, projectnaam of dossiernummer
Spreek met je klant af welke referentie je gebruikt, zodat de factuur aansluit bij hun boekhouding
Bij particuliere klanten zonder speciale wensen laat je de referentie leeg
Test de factuursplitsing eerst met een enkele klant voordat je het breed uitrolt
Let op
Factuursplitsing moet eerst geactiveerd worden door Bas Software - het is niet standaard beschikbaar
De factuurreferentie is niet bedoeld voor periodenummering - het systeem zet automatisch de juiste periode op de factuur
Bundeling werkt alleen binnen dezelfde debiteur - verschillende debiteuren met dezelfde referentie worden niet gebundeld
Als je een referentie wijzigt bij een bestaand dossier, geldt dit vanaf de volgende facturatieronde
Volgende artikel: Wanneer start je met HRM?